Como escrever uma carta para uma força de vendas

Como proprietário de uma empresa, você provavelmente sabe que, às vezes, a maneira mais simples e rápida de se comunicar com sua força de vendas é escrevendo uma carta, que pode, em última análise, assumir a forma de um e-mail. Se você está escrevendo para comunicar uma mudança no procedimento ou para fazer um anúncio de equipe, crie uma carta que seja concisa. Afinal, sua força de vendas está muito ocupada representando você. E nunca perca a oportunidade de “engajar as tropas” com um grito de guerra positivo.

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Defina o tom adequado para a sua carta, combinando uma atitude positiva com o seu propósito. Por exemplo, se você está escrevendo para informar sua força de vendas de um novo call center fora do expediente para seus clientes, você pode dizer: “Estou feliz em informar que a partir de segunda-feira, uma central de atendimento estará disponível para responder às perguntas do cliente. entre as 18h e as 8h da semana. ”

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Forneça algumas informações básicas e uma breve justificativa. Elenco sua informação em uma luz positiva, mas não distorcê-lo. Lembre-se de que sua credibilidade está em jogo, por isso a honestidade e a precisão são vitais. Nesse caso, você pode dizer que o call center está sendo instituído para atender melhor às necessidades de clientes valiosos quando as pessoas de vendas ou outros representantes da empresa geralmente não estão disponíveis.

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Soletre o que as suas notícias significam para a sua força de vendas no dia-a-dia. Lembre-se de que os funcionários querem saber como suas vidas diárias serão afetadas. Antecipe suas perguntas, objeções ou medos e desvie-os de frente. Neste exemplo, mencione que o call center deve liberar sua força de vendas da expectativa, por vezes não expressa, de que eles devem estar disponíveis para os clientes 24 horas por dia.

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Explique todos os detalhes pertinentes e comunique suas expectativas. Nesse caso, você deve fornecer o número de telefone da central de atendimento e como espera que sua equipe de vendas interaja com a central de atendimento.

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Transmita seu entusiasmo e confiança. Nesse caso, você pode dizer que visualiza o call center como mais uma demonstração da missão de sua empresa de “fornecer atendimento superior ao cliente, 24 horas por dia”.

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Ofereça-se para responder a perguntas, mas feche sua carta com uma nota positiva. Convide sua equipe de vendas para visitar o call center e se reunir com os funcionários do centro durante uma visita aberta informal. Transmitir um senso de trabalho em equipe e cooperação que é tão vital para o trabalho de pessoas de vendas dedicadas.

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Deixe sua carta de lado por algumas horas - ou mesmo um dia - e revise-a com uma nova perspectiva antes de enviá-la. Analise suas escolhas de palavras, emoções e adjetivos, sabendo que sua força de vendas provavelmente examinará sua carta e lerá nas entrelinhas.

Gorjeta

• Tal como acontece com todas as formas de comunicação da empresa, divulgue sua carta ao mesmo tempo para todos em sua equipe de vendas, para que você não seja acusado de favoritismo. Considere informar seus gerentes de vendas ou supervisores antes do lançamento de sua carta, pedindo que eles mantenham as informações em sigilo até o seu anúncio formal.