Tipos de sistemas de folha de pagamento

A folha de pagamento é uma responsabilidade financeira fundamental para o seu negócio, que exige o pagamento preciso de funcionários e a conformidade com as regulamentações do governo local, estadual e federal. Os erros de processamento da folha de pagamento resultam em frustração de funcionários e multas monetárias, mas o uso de um sistema de folha de pagamento pode aliviar sua mente e ajudá-lo a evitar erros de cálculo e descumprimento. Decidir se usar internamente, terceirização ou processamento de folha de pagamento on-line exige conhecer os recursos corretos necessários para o seu negócio.

Em casa

O processamento interno da folha de pagamento é uma opção viável se você tiver uma equipe pequena, normalmente com menos de 10 funcionários, com poucas alterações nas horas de trabalho semanais. Se suas necessidades forem diretas, um funcionário do local pode usar o software de folha de pagamento para gerenciar o processo e estar prontamente disponível para responder a perguntas e lidar rapidamente com qualquer problema. O funcionário responsável pela folha de pagamento deve manter-se atualizado e informado sobre mudanças de pessoal e leis de imposto sobre folha de pagamento para pagamento preciso, retenção de impostos e arquivamento. Você também reduz os riscos de segurança para dados financeiros processando a folha de pagamento internamente.

Bookkeepers e CPAs

Você pode terceirizar folha de pagamento para um contador ou um contador público certificado; no entanto, eles geralmente preparam a folha de pagamento e mantêm registros fiscais e podem não oferecer serviços de interface bancária, como depósito direto ou deduções do tipo 401 (k). Certifique-se de que o contador ou CPA tenha experiência em todos os serviços que você precisa, bem como flexibilidade para acomodar alterações de última hora para evitar erros de processamento. Mesmo se você terceirizar o processamento da folha de pagamento, você é responsável, em última análise, pelo depósito e pagamento exatos de passivos fiscais federais; Se houver problemas, o Internal Revenue Service entrará em contato com você, em vez do serviço de folha de pagamento.

Serviço de folha de pagamento

Serviços de folha de pagamento fornecem especialistas bem informados sobre imposto sobre folha de pagamento e requisitos regulamentares, mantendo-o em conformidade e livre das obrigações diárias da folha de pagamento. Eles fornecem serviços administrativos, como depósito direto e deduções automáticas de contracheques, e a maioria dos serviços garante seu trabalho e tem menos probabilidade de incorrer em penalidades por apresentação incorreta ou tardia. O Departamento de Tesouro dos EUA oferece um serviço gratuito e seguro chamado Sistema de Pagamento de Impostos Federais para que você possa confirmar que pagamentos de impostos estão sendo feitos em seu nome, que você pode aproveitar se o serviço de folha de pagamento oferecer arquivamento eletrônico através do EFTPS.

Folha de Pagamento Online

As empresas de folha de pagamento on-line permitem que você gerencie e monitore os detalhes da folha de pagamento 24 horas por dia, sete dias por semana a partir de um navegador da Web seguro, e você nunca precisará adquirir software e equipamentos adicionais. Você pode inserir e atualizar a folha de pagamento e acompanhar os dias de férias dos funcionários e o pagamento por doença do seu computador ou laptop, de acordo com sua conveniência. Muitas empresas de folha de pagamento on-line oferecem arquivamento e pagamento de imposto de folha de pagamento, além de serviços básicos de folha de pagamento, permitindo que você se concentre em outros aspectos do seu negócio. Se forem oferecidas atualizações por e-mail, você poderá se inscrever para receber o status da folha de pagamento e outras informações relevantes da conta para uma revisão rápida.