Por que usar um fluxograma?

Como proprietário de uma empresa, você deve sempre estar se esforçando para melhorar a eficiência do seu local de trabalho, por isso deve receber qualquer ferramenta ou recurso que o ajude a realizar essa tarefa. A simplificação dos processos dentro de sua empresa também pode ajudar sua equipe a aumentar sua produtividade, e mais produtividade significa mais vendas. Uma ferramenta a ser considerada é um fluxograma, que é uma representação gráfica ou pictórica de um processo. Os usos dos fluxogramas são numerosos em indústrias, como entretenimento, engenharia, ciências físicas e programação de computadores. O objetivo dos fluxogramas é comunicar como um processo funciona ou deve funcionar sem qualquer jargão técnico confuso. Entender os principais usos dos fluxogramas pode ajudar sua empresa a operar em níveis máximos.

Definir um processo de trabalho

Um dos usos mais importantes dos fluxogramas é descrever, por meio de imagens, como um processo é executado do início ao fim, geralmente em ordem seqüencial. Um fluxograma de processo é freqüentemente usado no treinamento para documentar um processo existente ou para avaliar a eficiência desse processo. Por exemplo, se você não tiver certeza se um processo específico vale ou não o tempo e o esforço, um fluxograma de processo pode revelar afunilamentos ou duplicação de tarefas. Você pode adicionar símbolos ao diagrama de fluxo do processo, no qual cada símbolo representa uma pessoa ou grupo responsável por uma tarefa, decisão ou saída. Sua equipe de gerenciamento pode determinar se alguma equipe está sobrecarregada ou se algumas equipes não são necessárias para o processo.

Avaliar o tempo das tarefas

Outro propósito importante dos fluxogramas é identificar quanto tempo leva para concluir cada tarefa em um processo específico. Normalmente, esses gráficos são lineares e lidos da esquerda para a direita. Você pode adicionar colunas ao gráfico de tempo para indicar como você cronometra cada tarefa para poder avaliar as tarefas dentro do processo no que se refere ao tempo. Isso é especialmente útil quando você está analisando tarefas e processos orientados por prazos, porque o gráfico mostra as áreas nas quais as tarefas exigem mais eficiência e áreas nas quais a conclusão de uma tarefa depende da conclusão de outra tarefa. Fluxogramas que analisam o tempo são especialmente úteis quando várias equipes são necessárias em um projeto, e a comunicação é essencial para a conclusão desse projeto. Entender quanto tempo cada processo leva ajuda os membros da equipe a entender como fazer melhor uso de seu dia de trabalho.

Solucionar problemas e corrigir problemas

É difícil consertar bugs e problemas no fluxo de trabalho, se você não sabe o que deu errado e em que fase do processo deu errado. É por isso que a solução de problemas é um objetivo vital do fluxograma. Para projetar um fluxograma de solução de problemas, você geralmente começa identificando o problema e gravando esse problema em uma caixa na parte superior do fluxograma. Em seguida, você desenharia uma seta para caixas com diferentes razões possíveis para esse problema e, em seguida, caixas para possíveis soluções, com base no problema que você identificou. Por exemplo, se você identificasse o problema como insatisfação com seu processo de atendimento ao cliente, apresentaria diferentes razões para essa insatisfação, o que poderia incluir longos tempos de espera por telefonemas, insatisfação com os prazos de entrega, insatisfação com o conhecimento de seus representantes de atendimento ao cliente ou a percepção de que seus representantes são rudes e inúteis. Em cada uma dessas caixas, você desenvolveria uma possível solução que abordasse especificamente o motivo pelo qual seus clientes estão insatisfeitos. Este é apenas um exemplo de como criar um fluxograma de solução de problemas. Alguns proprietários de empresas preferem usar um modelo verdadeiro ou falso no qual os problemas são tratados com base em instruções verdadeiras ou falsas simples que são escritas em caixas no gráfico.