Comunicação E Apresentações Eficazes

Independentemente de você estar relatando sobre um projeto concluído, apresentando algo à sua equipe ou fazendo uma apresentação para os clientes, os princípios da comunicação efetiva são os mesmos. Concentrar-se na organização da sua mensagem irá ajudá-lo a apresentar melhor o que você tem a dizer e levar as pessoas a bordo com suas idéias e propostas.

Público

O primeiro passo para criar uma apresentação eficaz é analisar o seu público. Isso significa ir além de quem eles são e pensar sobre quais são suas habilidades, necessidades e interesses. Para levar as pessoas a comprar o que você está apresentando, você precisa fornecer a elas um benefício. Com os membros da sua equipe, isso pode significar facilitar a carga de trabalho por meio de novos sistemas que você está propondo ou ajudar a empresa a reduzir custos e aumentar os lucros - o que significa mais segurança no trabalho para eles. Seus clientes querem benefícios como melhor qualidade, menores tempos de envio, aumento de vendas, maiores lucros e melhor atendimento ao cliente.

Propósito

Antes de começar a criar qualquer apresentação, liste as finalidades que você tem em ordem de importância. Um erro comum dos apresentadores é se concentrar no que eles querem sair da apresentação, como um vendedor esperando assinar um contrato. Em vez disso, concentre-se nos benefícios que você deseja fornecer ao público primeiro, o que ajudará a convertê-los em parceiros que desejarem ajudá-lo. Depois de conhecer os seus propósitos, você saberá como iniciar e encerrar a apresentação, prometendo um benefício no início de sua palestra e depois reiterando-a no final.

Estrutura de apresentação

Sua apresentação deve seguir uma abordagem de três etapas que começa dizendo ao público o que eles estarão ouvindo e por que isso é importante para eles. Quando eles estiverem interessados ​​em ouvir suas informações, eles estarão prontos para sua palestra. A segunda parte da sua apresentação deve entregar o que você prometeu. É aqui que você fornece os detalhes para apoiar sua promessa de abertura. Encerre a apresentação com uma recapitulação e um apelo à ação, lembrando o público do benefício prometido no início da palestra e dizendo como ele pode obtê-lo.

Dicas de apresentação

Adicione visuais à sua apresentação para ajudar os membros da audiência a ver comparações lado a lado ou informações concretas em vez de conceitos abstratos. Dependendo do seu nível de competência tecnológica, você pode usar um quadro branco, flipchart, desenhos, ilustrações, uma apresentação de slides ou uma apresentação do PowerPoint. Faça perguntas durante a sua apresentação para atrair o público. Suas perguntas devem ser simples e gerar as respostas que você quer, e podem simplesmente tentar fazer com que os membros da audiência façam parte do processo e concordem verbalmente com você. Mantenha um período de perguntas e respostas no final de sua apresentação para garantir que ninguém saia com dúvidas ou mal-entendidos sobre as informações. Uma sessão de perguntas e respostas lhe dá a oportunidade de ouvir dúvidas ou objeções e eliminá-las imediatamente.