Etiqueta de E-mail para Miscommunication no mundo dos negócios

O e-mail é um canal conveniente para comunicação no escritório, mas sua fácil disponibilidade e uso freqüente tornam a falta de comunicação quase inevitável. Mesmo as mensagens mais bem elaboradas e bem intencionadas podem resultar em falhas de comunicação, mas a etiqueta adequada pode transformar uma mensagem de e-mail em uma entrega eficaz com impressões duradouras sobre seu público.

Reconheça os erros

Ninguém é perfeito, portanto a falta de comunicação inevitavelmente ocorrerá em qualquer local de trabalho. Mesmo que a natureza humana possa deixá-lo tentado a manter sua mensagem e defender seu estilo de comunicação, a etiqueta determina que você deva reconhecer rapidamente o erro. Mesmo que você se sinta desconfortável se desculpando por uma comunicação que está convencida de que ela é perfeita, pedir desculpas pode ajudar a construir pontes com os destinatários que podem se sentir ofendidos, insultados ou, em geral, desconfortáveis ​​com a falta de comunicação.

Esclarecer

Depois de pedir desculpas por uma falha na comunicação por e-mail, aproveite a oportunidade para esclarecer suas intenções. Sua abordagem de esclarecimento, como qualquer boa comunicação, deve ser adaptada ao seu público. Para uma falha de comunicação enviada para uma grande lista de distribuição de e-mail, um e-mail de acompanhamento cuidadosamente elaborado e revisado por um colega de confiança pode ajudar a garantir que o público receba corretamente a mensagem pretendida. Para distribuições menores, a comunicação cara-a-cara pode ajudar a garantir o recebimento da mensagem correta. Além disso, o feedback verbal e não verbal instantâneo que você recebe do seu público pode ajudá-lo a avaliar se eles entendem.

Faça o certo

Em casos de falta de comunicação com clientes ou clientes, a etiqueta exige etapas adicionais para compensar o erro de comunicação. Os passos extras dependem da gravidade da situação; uma simples mensagem de e-mail que não é clara, por exemplo, pode solicitar apenas um pedido de desculpas formal e um e-mail de acompanhamento. Se o cliente ou cliente tiver alguma ação ou experiência de frustração como resultado da falta de comunicação, algum tipo de desconto ou serviço complementar pode ajudar a aliviar a dor do cliente. Em 2011, o pediatra do técnico de negócios Jane Pollak confundiu uma mensagem de texto, e a falta de comunicação resultante levou Pollak a perder tempo e atravessar a cidade em busca de uma pedicure que ela não poderia receber. Para compensar a falta de comunicação, o pedicure de Pollak ofereceu uma pedicure complementar mais tarde.

Considerações

Como a falta de comunicação por e-mail é uma certeza ocasional no local de trabalho, muitos funcionários, gerentes e até clientes estão mais do que dispostos a ignorar uma gafe ocasional. Independentemente de a falta de comunicação parecer afetar ou não o destinatário, a etiqueta exige um reconhecimento do erro, um pedido de desculpas e um esclarecimento como ações mínimas. Tomar medidas extras para corrigir o erro pode ajudá-lo a obter o favor de seus destinatários, para que você possa usar uma falha de comunicação como uma oportunidade para demonstrar sua capacidade de se recuperar efetivamente de um erro embaraçoso.