Exemplo de um sistema de folha de pagamento

Você deve pagar seus funcionários através de um sistema de folha de pagamento, mas o tipo de sistema que você usa depende das necessidades de sua folha de pagamento. O tamanho da sua empresa e o seu conhecimento das tarefas da folha de pagamento têm muito a ver com a escolha de um sistema automatizado ou manual ou a transferência do trabalho para um provedor de serviços de folha de pagamento.

Automação interna

Um sistema de folha de pagamento automatizado ou computadorizado pode ser um software independente ou um software de folha de pagamento integrado a recursos humanos e contábeis. A partir do seu local de trabalho, você insere os dados da folha de pagamento de seus funcionários no sistema - incluindo informações pessoais como número e endereço da Previdência Social - e salários, horas de trabalho, taxa de pagamento e retenção de impostos. O software calcula os pagamentos com base nos dados inseridos e permite o pagamento por cheque ao vivo, depósito direto e cartões pagos.

Com um sistema automatizado de controle de horas, você pode inserir as horas no software de folha de pagamento. Software de folha de pagamento retém impostos do salário de seus funcionários e calcula itens complexos, como penhora de salário, salários suplementares e deduções antes dos impostos. O software permite que você rastreie benefícios específicos de funcionários, imprima registros de folha de pagamento e relatórios fiscais e realize o processamento W-2. Este sistema melhora a eficiência e precisão em sistemas manuais.

Serviço de folha de pagamento

Um serviço de folha de pagamento é um sistema externo. Por uma taxa, você terceirizar suas tarefas de folha de pagamento para o provedor. Dependendo de suas necessidades, o provedor processa toda a sua folha de pagamento, incluindo os impostos sobre folha de pagamento, ou gerencia alguns aspectos da sua folha de pagamento.

As empresas de folha de pagamento geralmente oferecem serviços on-line, e algumas oferecem uma abordagem “faça você mesmo”: você executa a folha de pagamento de seu celular ou escritório e imprime seus próprios contracheques, se desejar. Em vez de ter que comprar software, você usa o sistema on-line do fornecedor. Outras empresas de folha de pagamento oferecem serviços online mais limitados. Por exemplo, você faz o upload das horas de seus funcionários no sistema do fornecedor, enquanto o fornecedor processa toda a sua folha de pagamento e encaminha os contracheques para você. Esse sistema pode economizar tempo e dinheiro e ajudar você a reduzir as multas por erros nos cálculos de salário, hora e impostos, porque o provedor geralmente tem especialistas nesses campos. Você ainda deve verificar o trabalho do provedor e se manter informado sobre questões de folha de pagamento, porque você pode ser responsabilizado pelos erros do provedor.

À mão

Processar toda a sua folha de pagamento manualmente ou manualmente pode funcionar se você tiver poucos funcionários, como cinco ou menos. Você precisa apenas de alguns itens para estabelecer este sistema, como cheques bancários, artigos de papelaria e diários de folha de pagamento para manutenção de registros. Você calcula salários e deduções manualmente, o que pode ser arriscado porque os cálculos da folha de pagamento podem ser complexos.

Como você não possui um software para ajudá-lo em seus cálculos, triplique a verificação de cada folha de pagamento antes de realmente pagar seus funcionários. Não escreva à mão W-2s anuais porque o scanner da Administração da Segurança Social requer o uso de uma fonte específica para lê-los; use uma máquina de escrever. Para manutenção de registros, mantenha apenas arquivos de cópia impressa. Este sistema é fácil e barato de se estabelecer.

Considerações

A Administração de Pequenas Empresas dos EUA recomenda tomar algumas medidas para ajudá-lo a estabelecer seu sistema de folha de pagamento. Isso inclui obter um número de identificação do empregador, determinar se os governos estaduais e locais exigem números de identificação, saber a diferença entre empregados e contratados independentes, escolher um período de pagamento que esteja em conformidade com a lei estadual e selecionar o sistema correto de folha de pagamento.