Exemplos de práticas inadequadas de manipulação de caixa

Qualquer um envolvido em negócios tem que lidar com dinheiro em algum momento. Como proprietário de uma pequena empresa, é uma boa ideia ter boas práticas de manuseio de dinheiro boas e ruins. Dessa forma, seus funcionários não lhe custam dinheiro acidentalmente ou, possivelmente, roubam você cegamente quando pensam que podem se safar.

Prazo

Os procedimentos incorretos de manuseio de dinheiro em muitas empresas geralmente envolvem a quantidade de tempo que o proprietário ou gerente da empresa retém o dinheiro ou cheques escritos pelos clientes. Existem várias razões pelas quais segurar o dinheiro por muito tempo pode revelar-se problemático. Por exemplo, seu negócio pode ser roubado se um ladrão souber que você deposita seu dinheiro apenas duas vezes por semana, em vez de todos os dias. O potencial para o dinheiro que está sendo perdido nesse período também pode ser motivo de preocupação. Permitir que o dinheiro nas gavetas transite de um turno para outro pode causar problemas contábeis. Em qualquer caso, segurar o dinheiro e não depositá-lo logo depois de adquiri-lo pode custar-lhe mais dinheiro a longo prazo.

Transações

Práticas de manipulação de dinheiro ruins podem ocorrer no nível de transação individual também. Quando os funcionários lidam com dinheiro, eles não devem ter permissão para lidar com várias transações ao mesmo tempo. Sempre exija que os funcionários lidem com apenas uma transação para não cometer erros. Eles também devem ser obrigados a fazer a mudança da maneira correta, pegando o dinheiro do cliente, reconhecendo o valor e contando a alteração antes de colocar o dinheiro do cliente na gaveta.

Ao controle

Outro procedimento de manuseio de dinheiro ruim é ter apenas uma pessoa controlando o dinheiro. O processo de manuseio de dinheiro pode ser complexo, com várias etapas ao longo do caminho. Ter uma pessoa encarregada de todas essas etapas pode ser confusa, esmagadora ou ocultadora. Em vez disso, faça uma pessoa lidar com apenas um ou dois passos ao longo do caminho. Isso elimina o potencial de manuseio incorreto do dinheiro e fornece um sistema de freios e contrapesos, já que o dinheiro precisará ser contabilizado à medida que ele passa de um conjunto de mãos para o seguinte.

Documentação

Não documentar adequadamente todas as transações financeiras também pode se revelar problemático e causar um pesadelo contábil a longo prazo se você não for cuidadoso. A revisão periódica das transações financeiras, incluindo as fitas de registro e os procedimentos diários de saque, pode ajudar a garantir que o dinheiro seja adequadamente controlado e registrado. Não documentar suas transações é uma receita infalível para perder seu dinheiro suado.