Exemplos de controles internos

Toda empresa gosta de acreditar que seus funcionários e gerentes estão acima de qualquer crítica e nunca fariam algo que prejudicasse a organização. No entanto, também é uma decisão inteligente de negócios implementar sistemas para garantir que tudo esteja funcionando sem problemas. Controles internos são medidas processuais que uma organização adota para proteger seus ativos e propriedades. Amplamente definidas, essas medidas incluem barreiras físicas de segurança, restrição de acesso, fechaduras e equipamentos de vigilância. Eles são mais frequentemente considerados como procedimentos e políticas que protegem os dados contábeis. registros da empresa, dinheiro e outros ativos. Pense nesses controles como um tipo de seguro; ninguém quer usá-los, mas é bom tê-los caso haja um problema.

Exemplos de controle interno

Os procedimentos de controle interno documentam as transações criando uma trilha de auditoria. Eles limitam as ações dos funcionários, exigindo autorização, aprovação e verificação de transações selecionadas. Eles segregam as tarefas porque certas responsabilidades de trabalho são mutuamente incompatíveis e, se não forem verificadas, permitem que uma pessoa tenha acesso excessivo aos ativos da empresa. Nenhum indivíduo deve ser capaz de iniciar uma transação e depois aprová-la, registrar as informações nos registros contábeis e controlar os resultados resultantes. Os controles internos são preventivos ou detetives. Os controles preventivos são projetados para evitar erros, imprecisões ou fraudes antes que ocorram. Os controles de detetive destinam-se a descobrir a existência de erros, imprecisões ou fraudes que já ocorreram.

Controles em Geral

Um bom seguro é o melhor controle interno de "último recurso" que um empresário pode ter. Cobertura de perda devido a roubo de empregado pode significar a diferença entre recuperar de fraude ou fechar um negócio. As seguradoras geralmente exigem certos controles internos especificados como um pré-requisito para cobertura. Um exemplo é exigir a triagem pré-contratação de candidatos para posições-chave. Um sistema de formulários comerciais para rastrear todas as transações da empresa é um exemplo de controles internos. Formulários comerciais criam uma trilha de auditoria para rastrear vendas, créditos, reembolsos ou devoluções de mercadorias; o movimento do estoque; compra e encomenda de fornecedores; e recebimento de dinheiro e pagamentos.

Controles Preventivos

Detetive Controls Explained

Os controles de detetive são controles internos projetados para identificar problemas que já existem. As auditorias são um exemplo de um controle de detetive. A reconciliação mensal de contas bancárias, a revisão e a verificação de reembolsos, a reconciliação de contas pequenas, auditorias de desembolsos de folhas de pagamento ou a realização de inventário físico são exemplos de controles de detetives. Controles preventivos e de detetives são frequentemente necessários em combinação para fornecer proteção suficiente. Sistemas de computador exigem controles preventivos por meio de uso aceitável e controle de acesso. Logs de uso do computador devem ser mantidos. Logs são uma forma de controle de detetive para serem revisados ​​e auditados em intervalos regulares.

Muitos controles preventivos são baseados no conceito de separação de tarefas. Exemplos incluem proibir a mesma pessoa de realizar transações relacionadas, como iniciar e registrar transações; fazer compras e aprovar pagamentos; ordenar e aceitar inventário; aprovar fornecedores e efetuar pagamentos; receber contas e aprovar pagamentos; e autorizar devoluções e emitir reembolsos. Deveres de preparação e distribuição da folha de pagamento e aprovar, escrever e assinar cheques também devem ser feitos por pessoas diferentes. Exemplos de controles internos construídos em torno do conceito de autorização, aprovação e verificação incluem exigir revisão supervisória e aprovação de informações de folha de pagamento antes do desembolso, exigindo autorização dual interdepartamental de dados de folha de pagamento pelos departamentos de contabilidade e recursos humanos e exigindo aprovação prévia de clientes de crédito, fornecedores e compras .