Exemplos de regras que posso aplicar aos funcionários em relação à tecnologia

As pequenas empresas usam tecnologia, como telefones celulares, mídia social e software de videoconferência, para se comunicar com seus empregadores, colegas de trabalho, fornecedores, fornecedores e clientes. Proprietários de pequenas empresas elaboram políticas e procedimentos de tecnologia para orientar os funcionários no uso da tecnologia da empresa e das ferramentas relacionadas. Essas políticas contêm regras destinadas a proteger as pequenas empresas de atividades ilegais ou outras atividades que possam ter um impacto negativo na reputação de suas marcas.

Nomes de usuário e senhas

Os negócios geralmente fornecem aos seus funcionários nomes de usuário e senhas para acessar o computador, os serviços de correio de voz e o software da empresa. Como empregador, você pode instruir seus funcionários a não compartilhar suas informações de login com indivíduos que não fazem parte da empresa ou mesmo com colegas de trabalho. Ao designar informações de login para cada funcionário, você pode rastrear o uso e minimizar possíveis erros que podem custar dinheiro e reputação à empresa.

Armazenando arquivos virtualmente

Algumas empresas adotam sistemas de arquivamento virtual, sem papel, como uma maneira de "tornar verde" suas organizações e tornar os arquivos mais acessíveis aos administradores e funcionários quando estão em trânsito. Crie regras que descrevam quais documentos e informações devem ser armazenados virtualmente, como eles devem ser arquivados e quem deve ter acesso.

Regras de Uso Pessoal

As empresas variam em suas políticas de uso pessoal de tecnologia de escritório. Algumas empresas proíbem os funcionários de usar tecnologia para uso pessoal, enquanto outras permitem o uso pessoal dos funcionários, desde que não abusem de seus privilégios. Você pode limitar os funcionários a usar a tecnologia para uso pessoal durante seus intervalos e lembrá-los de que o envio, o recebimento ou o download de documentos, mensagens ou imagens impróprios ou ilegais podem resultar em ação disciplinar.

Monitoramento na Web

Os empregadores têm o direito de monitorar o e-mail e a atividade na Web dos funcionários, especialmente se suspeitarem de trocas ilegais ou inapropriadas. Como regra geral, informe aos funcionários que você usará o software de monitoramento a seu critério. Além de monitorar o uso pessoal, os empregadores podem descobrir fraudes, determinar em quais tarefas on-line os funcionários estão trabalhando durante o dia e por quanto tempo estão longe de seus computadores.

Mídia social

A popularidade das mídias sociais está em ascensão, pois proporciona aos indivíduos e às empresas mais formas de conhecer, manter contato, compartilhar ideias e música e promover produtos e serviços. Juntamente com suas vantagens vêm desvantagens, como ser uma distração entre os funcionários e um lugar para desabafar sobre as frustrações no local de trabalho. Os funcionários costumam usar a mídia social durante o horário de trabalho, através de seus computadores de trabalho ou em seus smartphones. Os empregadores podem combater o mau uso da tecnologia criando políticas de mídia social para definir se os sites estão acessíveis durante o horário de trabalho e que tipo de informação os funcionários podem postar. Suas regras podem proibir os funcionários de fazer comentários depreciativos sobre a empresa, colegas de trabalho, fornecedores, fornecedores e clientes.