Procedimentos de Contabilidade Federal de Concessão

Depois de receber um subsídio federal de qualquer agência, você pode esperar preencher uma série de documentos, manter registros cuidadosos durante o ciclo de sua concessão e documentar todos os programas e procedimentos que seguiu ao usar o dinheiro da concessão. O não cumprimento das diretrizes federais pode levar a uma redução no dinheiro da doação, à perda de fundos adicionais ou a custos atribuídos à sua própria organização.

Manter procedimentos contábeis sólidos

Os beneficiários de subsídios devem desenvolver e manter procedimentos contábeis previsíveis e viáveis ​​que claramente separem o financiamento de doações e as despesas de outras fontes de financiamento. As doações federais exigem que os destinatários sigam procedimentos contábeis geralmente aceitos, ou GAAP. Estabeleça procedimentos contábeis sólidos que contabilizem todos os seus gastos antes mesmo de aceitar um subsídio federal.

Documente cada passo dos seus gastos

Mantenha a documentação de todas as suas despesas para fins de contabilidade federal. Os cartões de ponto devem ser assinados e aprovados pela gerência, se estiverem sendo faturados para a conta de subvenção. A prova da elegibilidade de seus beneficiários deve ser documentada e salva. Suas políticas contábeis por escrito devem estar acessíveis aos auditores federais a qualquer momento. Manter as faturas originais, formulários de aprovação de despesas, verificar autorizações e receber assinaturas.

Construa em fail-safes

Procedimentos à prova de falhas podem ajudá-lo a evitar problemas com as agências federais de financiamento. Crie controles internos que exijam que sua organização mantenha arquivos separados para todos os seus programas de concessão, mantenha cópias de todas as documentações de subsídios no arquivo para facilitar o acesso e configure revisões para garantir que os gastos não excedam as dotações de doações em qualquer área. Exija uma explicação para todas as despesas, bem como assinaturas de supervisão. Desenvolva controles para acompanhar e contabilizar as despesas em dinheiro e indique um indivíduo para ter a palavra final sobre todos os gastos.

Desenvolva e siga um orçamento

Você será capaz de manter os parâmetros da concessão se você desenvolver e seguir um orçamento rigoroso e regularmente auditar as várias contas. Compare suas despesas reais com o orçamento todo mês e faça imediatamente as correções que afetam o orçamento geral. Defina um cronograma para revisões de orçamento e atenha-se a ele para que você possa responder a perguntas de auditoria com informações atualizadas sempre que forem solicitadas. Ao solicitar um subsídio, você terá que mostrar à agência de financiamento que você tem um orçamento operacional em funcionamento e um plano claro para os fundos do subsídio. Os procedimentos contábeis da subvenção federal exigem que você se atenha a esses números quando recebe o dinheiro da sua concessão.