Listas de verificação de auditoria de fraude para revendedores

Monitorar e controlar os ativos de sua concessionária de automóveis ajuda a minimizar as chances de perder dinheiro para fraudes internas. Você não pode evitar todas as irregularidades fiscais, mas pode minimizar os pontos fracos exploráveis ​​que podem drenar seus ativos. Devido ao valor de seu inventário e ao ritmo acelerado de seus negócios, você precisa de sistemas de controle que possam acomodar uma empresa com muitos funcionários, alguns dos quais trabalham com autonomia suficiente para ocultar a desonestidade.

Motivações Fraud

Funcionários de concessionárias que roubam de seus empregadores exibem três características comuns entre as pessoas que cometem esses tipos de fraude interna. Primeiro, eles sentem alguma necessidade ou urgência - dívidas, vícios, problemas pessoais - que os levam a infringir a lei. Em segundo lugar, eles encontram uma razão para explicar ou desculpar seu comportamento. Terceiro, eles veem sua fraude como algo que podem ser cometidos sem serem pegos. A triagem de possíveis funcionários por dificuldades financeiras, antecedentes criminais e abuso de substâncias pode ajudá-lo a identificar pessoas que podem ser motivadas a roubar. Se você mantiver um local de trabalho no qual as contribuições individuais ganham um reconhecimento justo e os relacionamentos para cima e para baixo na hierarquia gerencial têm uma alta prioridade, você minimiza os sentimentos de tratamento injusto ou esforço subestimado que podem levar à motivação da fraude.

Separação de Responsabilidades

A fraude pode surgir como conseqüência do acesso a oportunidades que a estimulem. Por exemplo, se as mesmas pessoas que autorizam despesas podem escrever e assinar cheques de concessionária, elas combinam muitas formas de acesso financeiro em suas descrições de cargos. Se os vendedores puderem adicionar opções e extras - como proteção contra ferrugem e cobertura de garantia extra - sem que ninguém verifique se os clientes concordaram com eles, você cria oportunidades para custos acolchoados. Mesmo que você tenha certeza de que contratou as pessoas mais honestas do planeta, colocar a tentação fiscal imediatamente sob seus narizes pode produzir resultados desagradáveis. Quanto mais alto o funcionário estiver na sua hierarquia, maior o acesso dele aos itens de valor e maior será o impacto se ele o defraudar.

Impostos e Folha de Pagamento

Deixar de remeter todas as vendas exigidas, os impostos federais e de folha de pagamento podem encerrar todo o seu negócio e expô-lo a pesadas multas legais. Essas remessas representam um rio sem fim de dinheiro, parte em dinheiro, que funciona durante toda a operação. Por essas duas razões, é importante monitorar e controlar essas despesas. Da mesma forma, valide sua folha de pagamento para garantir que todas as pessoas listadas nos livros realmente trabalhem para você. Quanto maior a sua operação, mais prontamente um funcionário pode inserir um trabalhador fantasma ou alterar suas próprias horas de trabalho, salários ou benefícios.

Manutenção de registros meticulosa

Um gabinete de suprimentos ou departamento de peças desbloqueado, supervisão mínima dos cartões de crédito ou talões de cheques da empresa ou aceitação de relatórios de despesas falsas podem levar a perdas. Concessionárias de automóveis pedem, estocam, vendem e entregam tantos itens que os funcionários podem mordiscar canetas, papéis e peças sem que os itens ausentes se tornem óbvios - a menos que você mantenha e verifique os estoques. Além disso, exigir que toda a sua força de trabalho tire férias anuais ajuda a revelar fraudes de duas maneiras. Primeiro, colocar um funcionário diferente no lugar de um turista pode denotar práticas fraudulentas a um novo par de olhos. Em segundo lugar, os turistas não têm acesso aos materiais e registros de que necessitam para continuar com uma fraude em curso e podem não ser capazes de retomar o processo quando retornarem.

Esquemas de Crédito

Fique atento à evidência de que o seu departamento de financiamento joga iscas e troca com as pontuações de crédito dos clientes. Declarações equivocadas, taxas de juros ou outros aspectos de negócios e embolsando a diferença entre o que os clientes deveriam ter pago e o que suas faturas realmente declararam podem diminuir suas margens de lucro. Se a sua divisão de carros usados ​​atende a clientes com crédito menos que perfeito, ouvir um gerente financeiro relegando-os a empréstimos com juros mais altos não acionará a suspeita que resultaria se os clientes com altas pontuações de crédito encontrassem a mesma forma de rebaixamento. Não deixe seus funcionários usarem seus clientes como forma de perpetrar fraudes.