Como usar o sistema de folha de pagamento para preparar um orçamento

Salário e benefícios compõem uma grande parte dos orçamentos da maioria das organizações, incluindo pequenas empresas. O valor real gasto no item de linha salarial e de benefícios pode variar consideravelmente, dependendo de uma variedade de fatores incontroláveis, como demissões imprevistas ou a necessidade urgente de horas extras. As pequenas empresas podem ser menos capazes de absorver mudanças imprevistas do que as grandes organizações, devido ao impacto desproporcional de cada empregado em todo o orçamento. Para melhor prever as despesas, os proprietários de pequenas empresas podem usar o sistema de folha de pagamento para calcular um valor preciso em dólares para vários cenários orçamentários projetados.

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Reunir dados para um período específico de análise. A maioria dos sistemas de folha de pagamento deve permitir que você gere um relatório das despesas reais da folha de pagamento no último ano fiscal ou nos últimos 12 meses.

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Use os dados do ano anterior para obter uma idéia do valor total dos itens e benefícios diversos, como créditos de seguro de saúde, reclamações de milhagem, horas extras, subsídios, reembolsos e prêmios.

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Calcule o custo específico de cada vaga não preenchida - uma posição que não foi preenchida por cinco semanas, por exemplo, seria calculada multiplicando o salário semanal base e o custo de benefícios por cinco - e adicionando o valor total de cada posição para obter um total total de poupanças salariais e benefícios para o ano anterior.

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Use o sistema de folha de pagamento para determinar o número de horas não pagas tomadas pelos funcionários no ano anterior. O sistema deve ser capaz de gerar um relatório com os valores por hora para cada funcionário e calcular o valor total em toda a empresa para o ano anterior.

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Adicione o custo total real de todos os salários, benefícios e subsídios diversos do ano anterior, depois deduza as vagas e o tempo não pago. Isso fornecerá uma quantidade real e exata de despesas.

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Ajuste a quantia por qualquer salário ou aumento de benefícios projetado - ou diminua - e considere os ajustes projetados para as posições se, por exemplo, você pretende contratar mais 10 funcionários no próximo ano ou promover determinados indivíduos. Alguns sistemas de folha de pagamento têm a capacidade de calcular esses cenários orçamentários projetados ajustando posições em um ambiente simulado.

Gorjeta

• Ajuste seus cálculos para quaisquer fatores incomuns que você não espera experimentar no próximo ano. Por exemplo, se a posição do CFO estiver vaga por mais de seis meses, a quantidade de economia proveniente das vagas provavelmente será extraordinariamente grande - e dificilmente será repetida se você tiver preenchido a posição.