Política de fraude para uma diretoria sem fins lucrativos

As penalidades por fraude em uma organização sem fins lucrativos podem incluir membros da diretoria sendo responsáveis ​​por fundos perdidos, mesmo se eles não tivessem idéia de que a fraude estava ocorrendo. Não acompanhar as transações financeiras de uma organização sem fins lucrativos é uma grave violação das responsabilidades fiduciárias de um oficial ou diretor. Instituir políticas e procedimentos de fraude reduz as oportunidades de fraude e protege o pessoal-chave.

Tipos de fraude

Existem inúmeras maneiras pelas quais fraudes podem ser perpetradas em organizações sem fins lucrativos. Um ou dois funcionários-chave, executivos ou diretores podem desviar fundos. Os diretores da organização podem contratar prestadores de serviços ou funcionários não qualificados ou pagá-los em excesso. Organizações sem fins lucrativos podem publicar informações falsas sobre suas atividades, incluindo quanto dinheiro elas estão aumentando e gastando. Os membros do conselho podem promover atividades, aprovar o financiamento ou votar em resoluções, apesar de um conflito de interesses.

Freios e contrapesos

Uma maneira de diminuir as oportunidades de fraude é definir uma política que exija que todas as verificações escritas tenham duas assinaturas. Isso pode incluir um membro da equipe e um membro do conselho, muitas vezes o tesoureiro. Organizações sem fins lucrativos podem exigir que uma pessoa que não seja a autora do cheque a assine em todas as instâncias, ou exigir que as verificações sejam co-assinadas se o cheque for superior a um determinado valor. É possível exigir duas assinaturas em um cheque e listar três ou mais pessoas que podem atuar como signatários. Uma organização sem fins lucrativos pode exigir que certos gastos, quantias que serão reembolsadas a um indivíduo e certos tipos de contratos sejam pré-aprovados. O conselho pode nomear um auditor para revisar regularmente os contratos, documentos financeiros e as operações de cada departamento da organização.

Relatório financeiro

Os membros da diretoria não podem alegar ignorância de fraude se nunca revisarem os documentos financeiros da organização. Um conselho de administração deve estabelecer uma política de que os relatórios financeiros abrangentes ocorrem em cada uma de suas reuniões de diretoria, ou pelo menos trimestralmente. O conselho deve nomear um comitê financeiro para revisar balancetes mensais, extratos bancários ou registros. Embora possa ocorrer fraude entre as revisões financeiras regularmente programadas, quanto mais freqüentemente ocorrerem relatórios, melhor a diretoria cumpre suas responsabilidades fiduciárias em relação às finanças da organização e se protege contra a responsabilidade.

Conflito de interesses

Para evitar que os membros do conselho canalizem dinheiro para membros da família, parceiros de negócios, amigos ou suas próprias empresas, uma organização sem fins lucrativos deve ter uma política de conflito de interesse. Isso pode incluir impedir que a organização faça negócios com indivíduos e empresas específicos, membros do conselho que relatem conflitos em potencial e que os membros do conselho se abstenham de votos que possam envolver um conflito.

Seguro

Os membros do conselho de organizações sem fins lucrativos podem se proteger de alguns tipos de fraude comprando uma apólice de seguro do diretor e do diretor. As organizações sem fins lucrativos geralmente compram uma política de grupo para ajudar a proteger os membros do conselho caso a organização seja processada por decisões tomadas pelo conselho. Isso não protege os policiais se eles forem mal-fartos - por exemplo, se eles falharem em cumprir suas responsabilidades fiduciárias para se manter no topo das questões organizacionais, como contratos e relatórios financeiros.