Como escrever as atas das reuniões de negócios legalmente

As atas de uma reunião de negócios são um documento legal que você deve manter em arquivo. Isso é particularmente verdadeiro para as corporações, mas não importa como você tenha organizado sua empresa, você pode precisar de atas de negócios para defender ações judiciais, explicar despesas ao Internal Revenue Service ou apoiar uma reivindicação de direitos autorais, para dar alguns exemplos. Designe alguém para que leve minutos de maneira ordenada e organizada, para que você possa manter as anotações registradas em arquivo para necessidades futuras.

1

Escreva ou digite um cabeçalho que indique o tópico da reunião. Por exemplo, você poderia escrever "Reunião para discutir a nova estratégia de produto". Inclua a data e a hora. Liste o local, como "sala de conferências do terceiro andar" ou "escritórios do advogado James Smith, Esq." Inclua o endereço. Dê os nomes daqueles que estão fisicamente presentes, bem como aqueles que participam eletronicamente através de teleconferência ou videoconferência.

2

Indique a hora em que a reunião é chamada e quem a chamou. Isso indica que a reunião começou oficialmente. Embora isso possa parecer um pequeno ponto, na verdade, pode ser vital em algumas situações. Por exemplo, se alguém tomou uma decisão antes que a reunião fosse iniciada, a empresa poderia argumentar que a decisão não foi sancionada pela administração porque não fazia parte da reunião oficial.

3

Escreva uma nota dizendo que o quórum foi cumprido. Se você faz anotações para uma reunião do conselho ou para uma reunião departamental, declare se um número suficiente de participantes está presente para oficializar a reunião. Esse número vem do estatuto da empresa ou das políticas declaradas.

4

Tome notas em todas as discussões de itens de negócios. Indique sobre o que foi a discussão, quais conclusões foram alcançadas, quem discordou e qual ação foi indicada após uma decisão ter sido tomada. Se os participantes votarem, registre o resultado da votação e indique quem votou a favor e contra a medida. Se uma discussão resultar em um consenso de que nenhuma ação deve ser tomada, mas que o assunto deve ser discutido em uma reunião subsequente, registre cuidadosamente o consenso.

5

Escreva "reunião adiada" e informe a hora em que a reunião terminou. Indique qualquer negócio que não tenha sido discutido. Não registre nenhuma conversa que ocorra após o adiamento, pois não são parte oficial da reunião.

Gorjeta

• A pessoa que toma notas deve sempre pedir a um superior que aprove as atas de uma reunião. Isso indica que um supervisor ou gerente revisou o documento e o considera preciso.