Políticas e procedimentos gerais da empresa

Você pode imaginar sua empresa como uma organização fluida? Seus funcionários devem adaptar suas ações a diferentes situações, seguindo as regras gerais que você criou para o local de trabalho. Ter um manual de políticas e procedimentos ao qual os funcionários possam se referir, impresso ou on-line, ajudará os funcionários a tomar decisões rotineiras e gerenciais sem consultá-lo, a menos que você queira ser consultado primeiro.

Comunicação Explícita e Consistência

Seus objetivos primários duplos no desenvolvimento de políticas e procedimentos da empresa estão definindo expectativas claras e obtendo resultados consistentes de sua equipe. A política deve fornecer aos seus funcionários uma declaração ampla de sua posição em um ou mais aspectos da organização. Você usa procedimentos para explicar os detalhes de uma política, por exemplo, como os funcionários devem implementar a política por meio de ações ou decisões. Você pode fornecer alguns detalhes para diferentes situações nas quais uma política pode ser aplicada.

Definindo Processos

Explique o trabalho que as pessoas executam em sua empresa em termos concretos, mesmo usando listas, diagramas e gráficos para aprimorar sua descrição dos processos de trabalho. Se você for usar procedimentos para definir um processo de trabalho, é importante ser específico. Descreva as etapas de um processo usando linguagem simples e dê exemplos quando apropriado. Se sua equipe tiver uma ampla gama de habilidades de leitura, suas políticas e procedimentos devem ser escritos para o leitor médio. Isso ajuda a pensar em algumas tarefas como pertencentes a um sistema maior. Em uma fazenda de gado leiteiro, existem três tipos de sistemas: um sistema para coleta de leite, um sistema de alimentação de vacas e um sistema de gerenciamento de resíduos, de acordo com a Extensão Cooperativa da Universidade Estadual da Pensilvânia.

Cobrindo grandes operações

Os proprietários de empresas podem decidir escrever uma lista de áreas operacionais que exigem políticas e procedimentos escritos. Alguns são exigidos por lei, como procedimentos de saúde e segurança exigidos pela Administração de Segurança e Saúde Ocupacional dos EUA. Um manual deve incluir políticas específicas para atividades de recursos humanos. Os funcionários devem ser capazes de encontrar informações em seu manual com facilidade. Ajude-os, incluindo um índice e um índice. Além disso, considere adicionar ilustrações, ajudas de trabalho, referências e outros recursos de informações, mesmo que você precise criar um adendo ao manual.

Encontrando um equilíbrio

Alguns empresários se inclinam mais para o microgerenciamento do que outros. Se você tem essa tendência, você pode desenvolver muitas políticas e procedimentos. Os funcionários podem achar difícil ler um manual com muito conteúdo. Você deseja incluir apenas o que os funcionários precisam saber. A empreendedora e autora Margaret Heffernan escreveu em sua coluna da Inc. que um lugar onde ela trabalhava tinha "regras para encomendar papel de carta, usar o refeitório, limpar a geladeira e reciclar latas de refrigerante". Esses tipos de procedimentos não pertencem a um manual de operações comerciais. Você pode solicitar a ajuda de funcionários confiáveis ​​para ajudá-lo a eliminar as regras que não se encaixam no manual.