Descrições da conta do razão geral

Um razão geral é uma listagem composta de contas. As descrições dessas contas são úteis para entender um livro razão e navegar por ele. Considere as descrições como dicas úteis para tornar as informações contábeis fáceis de usar. Sem descrições, encontrar dados específicos seria um pesadelo - você teria códigos ou algo como "AA22" e ninguém saberia o que isso significa, criando confusão, levando a um processo de contabilidade muito ineficaz e ineficiente.

Significado

O principal significado das descrições das contas contábeis é tornar o conteúdo de cada conta claro, refletindo a natureza de cada conta. Um usuário pode verificar um sistema ou um relatório e ter uma pista sobre o que cada conta contém. Por exemplo, se uma empresa tiver duas contas correntes, "Banco A" e "Banco B", faz sentido ler as descrições: "Caixa - Banco A" e Caixa - Banco B. "Quando você olha para transações sob Caixa - Banco A, você sabe que contém transações no Banco A, facilitando a análise de contas e a pesquisa.

Características

Descrições de contas devem ser focadas. Uma descrição pode ser "Despesa de aluguel" se uma empresa pagar aluguel a um locador. Se uma empresa paga aluguel para mais de um lugar usando duas contas diferentes, então faz sentido ter duas descrições em cada conta, como "Despesa com aluguel - Los Angeles" e "Despesa com aluguel - São Francisco".

Descrições contábeis são distintas. Não faz sentido ter muitas contas com o mesmo nome e nada mais para diferenciá-las. Se todas as suas contas de despesas forem denominadas "despesas" e nada mais, será difícil encontrar algo específico, como despesas com salários ou despesas com suprimentos.

Considerações

Não faça descrições contábeis longas ou complicadas. Mantenha-o simples e com o mínimo de palavras possível. Evite usar verbos ou ser excessivamente explicativo. Por exemplo, evite este tipo de descrição: "Recebível do Sr. X do trabalho escolar em 3-21-10 - pago parcialmente no dia do trabalho". Na maioria dos sistemas contábeis, você pode adicionar detalhes do trabalho ou situação nas informações do cliente ou nas informações do trabalho, não na descrição da conta. Em vez disso, você poderia ter uma descrição para essa conta a receber simplesmente como "Mr. X".

Ao desenvolver novas descrições de contas, considere sua classificação. Por exemplo, se uma conta for um passivo, evite descrevê-la como despesa ou receita. Atenha-se à classificação da conta ou você criará confusão.

Padronizar

Crie uma maneira padrão de escrever descrições e cronometre todas as alterações feitas em contas existentes. Por exemplo, todas as suas descrições podem começar com uma letra maiúscula e o restante não é capitalizado. Evite capitalizar todas as letras em todas as contas, porque isso dificulta a leitura. A boa notícia é que a maioria dos programas de contabilidade permite alterar facilmente as descrições das contas.

Cronometragem

Ao alterar as descrições de contas existentes, lembre-se de que os relatórios que foram executados antes da alteração conterão a descrição antiga da conta e podem gerar confusão. Por exemplo, você pode ter uma conta chamada "Suprimentos do Office" que é alterada para "Suprimentos". As pessoas se perguntarão se essa é a mesma conta ou outra conta. É melhor alterar as contas existentes no início do ano para minimizar os mal-entendidos.