Boas perguntas a serem feitas em uma entrevista com o assistente executivo

O assistente executivo direito pode ser um recurso inestimável para um profissional ocupado. Uma pessoa nessa posição normalmente gerencia um cronograma, atua como um porteiro no telefone e pessoalmente e ajuda a gerenciar conselhos e grupos de voluntários. Um assistente executivo também leva minutos em reuniões, supervisiona correspondências e apresentações corporativas e lida com tarefas administrativas. Encontrar a pessoa certa para este trabalho é uma tarefa essencial. Fazer as perguntas certas durante uma entrevista ajudará a determinar se um executivo e seu assistente em potencial se encaixam bem.

Personalização de Personalidade

Pergunte ao candidato como ela caracterizaria sua personalidade. Ela é extrovertida e capaz de assumir responsabilidades e se encarregar de situações, ou ela é tímida e reticente? Essa pergunta ajudará você a entender se o candidato é um empreendedor que estará no topo de cada situação, ou um indivíduo quieto, mas eficaz, que é melhor em seguir diretivas específicas.

Habilidades de comunicação

Os assistentes executivos precisam gerenciar outras pessoas em nome de seus chefes. Isso pode significar afastar um funcionário irritado, lidar com um cliente irado ou apresentar uma reclamação de um fornecedor. Pergunte às perspectivas de emprego como lidam com pessoas difíceis. Eles ficam com raiva ou têm a capacidade de difundir calmamente uma situação? Esta pergunta ajudará você a avaliar como um assistente executivo em potencial irá interagir com os outros.

Habilidades do telefone

Os assistentes executivos geralmente telefonam para seus chefes. Pergunte aos candidatos a emprego o quanto estão confortáveis ​​com os sistemas de telefone multilinha e correio de voz, configurando chamadas em conferência e transferindo entre os departamentos. Isso lhe dará uma melhor compreensão das habilidades técnicas do candidato.

Organização

Peça a todos os prospects que definam seus processos organizacionais. Eles criam listas e trabalham dos itens de prioridade mais alta para os de menor prioridade? Como eles organizam sistemas de arquivamento, arquivos de computador e documentos? Fazer essas perguntas lhe dará uma idéia melhor não apenas das habilidades de um possível candidato a emprego, mas também do processo mental que envolve a criação de seus sistemas organizacionais.

Computador Savvy

A assistente executiva de hoje deve ser altamente versada em informática para ser eficaz em seu papel. Em vez de perguntar aos candidatos se eles têm boas habilidades em computação, peça-lhes que definam seu conhecimento específico de informática, incluindo sistemas operacionais, programas, aplicativos e conhecimento e o uso de ferramentas de mídia social.

Tarefas Mundanas

Pergunte aos candidatos a emprego como eles se sentem sobre a condução de tarefas mundanas. Os assistentes executivos são frequentemente solicitados a aceitar pedidos de almoço, entregar café, pegar e entregar materiais, selecionar presentes corporativos, fazer planos de viagem e escrever notas de agradecimento. Pergunte aos potenciais candidatos se alguma dessas ou outras tarefas aplicáveis ​​são aceitáveis ​​para eles como parte de sua descrição de trabalho.

Passado e presente

Informe-se por que o entrevistado deixou seu emprego anterior e por que ele é atraído para a posição atual. Isso ajudará você a entender quais fatores levaram a sua saída de um cargo anterior, além de obter informações sobre o que ele gosta em sua empresa.