As diretrizes para a elaboração de um memorando interoffice

Um memorando é um documento que trata de pessoas específicas dentro da organização com o objetivo de registrar um contrato, fornecer informações ou ativar algum tipo de ação. O memorando ou o objetivo do memorando interoffice é informar o leitor - não para persuadir. Brevidade é importante quando se escreve o memorando porque os tomadores de decisão têm que assimilar o conteúdo rapidamente e podem usar o memorando como referência por muito tempo depois de escrito.

Conheça seu público

Quando você se prepara para escrever seu memorando, é essencial que você conheça seu público. Para conhecer seu público, faça algumas perguntas a você mesmo. Quem são eles? O memorando será lido por tomadores de decisão ou por um gerente? Comece a escrever o memorando perguntando a si mesmo o que o leitor precisa saber. Considere a posição e responsabilidades do leitor - por exemplo, um advogado pode usar as informações para se preparar para um processo judicial. Decida quanta informação o leitor precisa antes que ele possa tomar uma boa decisão.

Estrutura de sentença

Sua estrutura de sentença deve se concentrar na simplicidade. Evite muitos jargões de negócios e termos técnicos. Escreva com clareza escolhendo a palavra certa e evite palavras complexas. Use um esboço para mantê-lo organizado e focado no que você vai dizer a seguir.

Partes do Memorando

O cabeçalho consiste em quatro partes: nome da pessoa a quem o memorando é endereçado, o nome do escritor, o assunto da mensagem e a data de envio. O título geralmente é rotulado como "Para", "De", "Assunto" e "Data". A próxima parte do memorando é o corpo. Um parágrafo de "pergunta apresentada" indica o assunto do memorando. Também relaciona os fatos e a finalidade do projeto ou o que você acredita ser crucial - por exemplo, despesas de viagem fora do estado. Um parágrafo de "resposta breve" indica qual é a sua previsão. Pode responder a uma pergunta, resumir ou dar uma recomendação. Indique os fatos. A "discussão" é o maior parágrafo e conclui o memorando. Aqui você entra em detalhes para provar o que escreveu no parágrafo "resposta breve". Se sua discussão é complexa e analisa vários problemas, divida o parágrafo em subtítulos.

Revisar

Você deve revisar o memorando. Leia o memorando para erros de digitação, certificando-se de que você não tenha escrito algo errado. Antes de imprimir ou enviar o memorando por e-mail, verifique a estrutura da frase e leia-a atentamente. Evite o constrangimento de digitar errado o nome de alguém ou enviá-lo para o endereço errado.