Como documentar um sistema de receita

Um sistema de receita refere-se à forma como uma empresa gera renda e como ela viaja através do sistema contábil da empresa. Um departamento de contabilidade fornece políticas e procedimentos, bem como documentos que descrevem a funcionalidade do sistema e seus requisitos de manutenção. Manter esses registros à mão torna mais fácil para os contadores quando eles têm dúvidas ou quando novos contratados precisam entender o processo.

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Descreva os componentes individuais do sistema de receita para a empresa. Isso pode incluir a criação de faturas, a determinação de opções de remessa, o processamento de pagamentos, o depósito de pagamentos, a reconciliação bancária, o reconhecimento de receitas no sistema contábil, o processamento de créditos e descontos, o estabelecimento de procedimentos internos de auditoria e controle, o gerenciamento de contas a receber e muito mais. Crie um fluxograma que descreva uma visão geral das etapas individuais do sistema de receita para incluir na documentação. Fluxogramas ajudam a visualizar o processo.

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Escreva cada etapa do fluxograma em sua própria página, fornecendo os detalhes das etapas individuais. Por exemplo, descreva as etapas e os procedimentos para gerar faturas que trazem receita para a empresa. Forneça instruções passo a passo para a criação de faturas da empresa, incluindo capturas de tela do sistema contábil, o processo de envio ou envio das faturas para o cliente e as etapas de arquivamento das faturas após o envio. Não deixe nada de fora. Faça isso para cada aspecto do sistema de receita.

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Detalhe os passos necessários para processar cheques recebidos para pagamento. Inclua os procedimentos para processar os pagamentos em relação às faturas no sistema e inclua as instruções para criar o depósito bancário.

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Mostre na documentação do sistema de receita como lidar com descontos ou créditos contra faturas para garantir que os valores apropriados sejam registrados no sistema. Inclua documentação sobre como manter backups de transações registradas.

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Escreva instruções sobre a reconciliação de pagamentos feitos com o extrato bancário, além de acessar a conta bancária on-line para verificação.

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Descrever o processo para lidar com dívidas incobráveis ​​ou faturas que são canceladas porque não estão sendo pagas. Isso pode incluir instruções para enviar as faturas para coleções, se isso fizer parte da política da empresa.

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Revise todos os documentos para verificar se tudo está coberto. A documentação do sistema de receita difere por empresa e deve incluir todas as políticas e procedimentos para o gerenciamento de receita também. Isso pode incluir os títulos de posições que lidam com funções específicas, controles internos e muito mais.

Coisas necessárias

• Software de fluxograma