Como enviar fax passo a passo

Embora o email tenha impulsionado a produtividade dos negócios, facilitando a comunicação rápida e eficiente com clientes e parceiros, independentemente de sua localização geográfica, algumas transações relacionadas a negócios envolvem documentos originais ou fac-símiles para atender a requisitos legais. Quando um anexo de e-mail não satisfaz a lei, um aparelho de fax ou computador pode ser a resposta.

Maquina de fax

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Crie uma folha de rosto de fax para sua transmissão. A maioria das empresas tem uma página de rosto padrão com o logotipo da empresa e espaço para o número de páginas a serem transmitidas, incluindo a folha de rosto. Inclua as informações de contato do remetente caso haja um problema de transmissão e as informações do destinatário para que o documento possa ser entregue à pessoa certa.

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Coloque as páginas na bandeja para que a capa seja transmitida primeiro. A maioria das máquinas de fax possui uma bandeja de entrada ou slot para receber o documento a ser transmitido. Certifique-se de orientar o documento de acordo com as instruções geralmente encontradas na máquina ou na bandeja. Se você colocar o lado errado para baixo, você irá transmitir uma folha de papel em branco.

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Digite o número de telefone do aparelho de fax de destino no teclado do aparelho de fax. O sistema telefônico da sua empresa pode exigir que você insira um número para adquirir uma linha externa, portanto, siga os procedimentos internos para chamadas telefônicas.

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Pressione o botão "Iniciar" ou "Enviar" para iniciar a transmissão. O aparelho de fax digitaliza o documento, disca o número de destino e transmite o documento. Quando terminar, imprime uma página de status de transmissão com uma mensagem “OK” ou “Transmission Failed”. Se este for o caso, repita o processo.

Computador e Scanner

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Digitalize o documento que você deseja transmitir para um documento de processamento de texto ou um documento de imagem. As configurações dependem do seu scanner específico, mas devem ter pelo menos 300 pontos por polegada ou dpi. Os tipos de documentos disponíveis podem ser "Imagem", "Texto", "Cor" ou "Preto e branco".

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Clique em "Arquivo", depois em "Imprimir". Se você tiver o software de fax instalado, deverá ver "Impressora de fax" como uma das opções. Se você não vir essa opção, instale o software do aparelho de fax no seu computador. Selecione a “Impressora de fax” e clique em “OK” para iniciar o processo de diálogo de informações de fax.

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Digite as informações nas caixas de diálogo. Isso inclui informações sobre remetente e destinatário, bem como o número de telefone do aparelho de fax do destinatário. Você pode ter a opção de enviar uma folha de rosto que incorporará todas essas informações. Clique em "OK" ou "Concluído" na caixa de diálogo final para iniciar o processo de fax e abra a janela do monitor de fax. Se o volume do computador estiver ligado, você ouvirá o início do processo de discagem e, quando o fax for enviado, você receberá uma confirmação na janela do monitor de fax.

Coisas necessárias

  • Aparelho de fax ou computador com scanner conectado

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