Como descobrir o que vai ser subestimado ou superestimado na contabilidade

Sua contabilidade pode dar errado de muitas maneiras diferentes. Sempre que você fizer alterações - novos métodos contábeis, novos softwares - você pode, acidentalmente, acabar apresentando receitas ou despesas incorretas. Quando você faz estimativas, pode levar facilmente a receitas superestimadas ou subavaliadas. Se, a qualquer momento, os membros da sua equipe começarem a ignorar as precauções básicas, também haverá problemas. Suas demonstrações contábeis de qualquer período devem ser precisas, de modo que detectar as distorções é imprescindível.

Fazendo Estimativas

As estimativas, por sua natureza, tendem a super ou subestimar o desempenho futuro de sua empresa. Declarações de renda têm que estimar perdas de receita potenciais de retornos de vendas e de clientes que não pagam suas contas. Se você superestimar suas perdas, a receita da sua empresa parece pior do que realmente é. A subestimação tem o efeito inverso.

A melhor maneira de evitar distorções é seguir os princípios contábeis padrão. Suponha que você saiba que cerca de 10% das contas a receber não são pagas a cada trimestre. É seguro usar isso como uma provisão para devedores duvidosos, e então corrigir suas demonstrações financeiras se você estiver errado. Se, em vez disso, você definir um subsídio de inadimplência de 1% sabendo que era um eufemismo, você poderia acabar em apuros por relatar informações falsas.

Siga o procedimento

Mesmo na era digital, erros de contabilidade acontecem porque as pessoas não escrevem as coisas. Se você usar pequenos fundos para pagar pequenas despesas de trabalho - papel para copiadoras, portagens, almoços para funcionários com excesso de trabalho - pode não parecer valer a pena entrar nessas contas individuais. Com o tempo, eles podem aumentar: um valor não registrado de US $ 10 por semana representa uma sobreavaliação de US $ 520 até o final do ano. Ou suponha que um cliente deixe um cheque quando estiver saindo pela porta. Você pode depositá-lo no banco e esquecer de inserir o pagamento, para que seus registros subestimam o dinheiro em mãos.

Treinar todos para registrar prontamente as transações pode reduzir as distorções. Etapas simples, como a reconciliação do extrato bancário, devem capturar mais erros.

Faça as alterações com cuidado

Toda vez que você muda seus métodos de contabilidade, há uma chance de distorção. Suponha que você inicie seu negócio usando contabilidade de caixa e, em seguida, mude para o método de acumulação. Sob a contabilidade de competência, você não espera pelo pagamento; você entra na renda assim que você ganhou. Isso muda não apenas quando você informa a receita, mas como você a acompanha nos seus livros. É fácil as coisas darem errado.

Algumas empresas usam mais de um sistema de software, por exemplo, usando diferentes programas para contas a pagar e dinheiro. É fácil para um sistema perder a noção de quanto a empresa deve ou a outra deve superestimar o dinheiro disponível. A conciliação das informações nos dois sistemas é importante para a saúde do seu negócio e para ter informações precisas disponíveis.