Como formatar uma fatura

Como proprietário de uma pequena empresa, o seu sustento centra-se na sua capacidade de fazer com que os seus clientes lhe paguem atempadamente. Se você lida com grandes empresas, ou mesmo pequenas, com processos rigorosos em contas a receber, entregar uma fatura corretamente formatada pode ser a diferença em receber o pagamento a tempo ou esperar que a empresa resolva e aprove o pagamento. Além disso, uma fatura corretamente formatada pode ajudar sua equipe de contabilidade a rastrear pagamentos e resolver disputas. É simples criar um modelo de fatura em um aplicativo de processamento de texto ou planilha eletrônica. Tire um tempo para formatá-lo profissionalmente.

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Forneça informações básicas de faturamento na parte superior da fatura. Inclua a data da fatura, quaisquer condições de pagamento da venda e detalhes de envio. Forneça um campo de referência para informações adicionais, como o número do pedido de compra do cliente ou outra referência.

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Numere a fatura. Cada fatura deve ser numerada exclusivamente para que possa ser rastreada individualmente em seus livros. Embora as empresas utilizem muitos esquemas para numerar suas faturas, muitas usam prefixos para indicar o ano em que a fatura foi criada e identificar os clientes. Em um sistema de faturamento que usa esse sistema de numeração, 12-004-1994 poderia indicar uma fatura enviada em 2012 para o número de cliente 004, tornando-se a 1.994ª fatura enviada naquele ano.

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Inclua seu nome comercial, endereço e número de telefone na parte superior da fatura em uma área "Remit to:". Essa informação é freqüentemente alinhada com a margem direita das faturas.

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Inclua o nome do cliente na fatura, em um campo "Faturar para:". Isso deve ser o mais específico possível, incluindo o nome da empresa, o local e o número de telefone e, se aplicável, o nome do representante do cliente que comprou as mercadorias. Algumas empresas exigem que cada representante certifique as faturas antes que elas sejam pagas, portanto, a falta de referência a um funcionário pode atrasar o pagamento. Esta informação é geralmente perto do topo, alinhada com a margem esquerda.

5

Forneça uma lista detalhada de todas as compras; isso compõe a maior parte da fatura. Para economizar espaço, você pode listar cada item, seu preço e o número total de itens vendidos em colunas individuais, terminando com um total de linhas para o item.

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Total de todos os totais de itens de linha para resumir as vendas na fatura. Relacione todos os custos adicionais, como taxas de envio ou encargos financeiros, no corpo da fatura após o total dos bens adquiridos. Relacione cada cobrança com uma descrição.

7

Forneça um total geral na parte inferior da fatura. Isso deve refletir o que você espera que o cliente pague a você por todos os serviços entregues na fatura. Inclua data de vencimento e as formas de pagamento aceitas, como cheque ou transferência de dinheiro.