Como Facilitar um SWOT

SWOT - um acrônimo de pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças - é uma das ferramentas mais importantes que uma empresa pode utilizar para identificar influências internas e externas que afetam a organização. Os resultados são então usados ​​em ações de planejamento estratégico e como um guia para tomar boas decisões de negócios. Compreender os princípios básicos de facilitação e como eles se relacionam com a SWOT são essenciais para facilitar a realização de uma reunião SWOT.

Papéis e responsabilidades

O papel de um facilitador de SWOT é liderar em vez de gerenciar um grupo. Um facilitador de SWOT deve possuir boas habilidades de escuta, comunicação e processo de grupo. Embora o facilitador de SWOT seja responsável por garantir que todos sigam as regras, é a equipe e não o facilitador quem determina quais serão as regras. As responsabilidades focadas no líder concentram-se na criação de uma atmosfera na qual todos os membros da equipe se sintam à vontade e livres para se engajar em comunicação aberta e honesta e manter as discussões nos trilhos.

Plano

A facilitação de SWOT começa antes da reunião inicial. Durante o estágio de planejamento, um facilitador divide um grupo grande em grupos menores de três a 10 membros, cria um processo para coletar e organizar produtos de trabalho para pequenos grupos e decide como estruturar e apresentar os resultados da sessão de brainstorming. As opções de processo podem incluir permitir que cada equipe apresente seus resultados no total, na ordem do acrônimo SWOT ou em ordem de prioridade. As opções estruturais e de apresentação incluem exibir os resultados em um gráfico que separa e lista os pontos fortes e fracos (ambos fatores internos) de um lado e as oportunidades e ameaças (ambos fatores externos) do outro. Outra opção é listar os resultados de acordo com se eles são positivos ou negativos.

Introduzir

Os facilitadores têm um papel mais ativo no início e novamente durante a fase final de relatórios da reunião. Apresentar perguntas abertas que preparem o terreno para discussão e encorajem uma comunicação aberta e ponderada é crucial. Uma rodada de apresentações que dá a todos uma primeira chance de falar, obter contribuições do grupo para estabelecer regras básicas para discussão e uma pergunta inicial como "onde está nossa empresa hoje e para onde podemos ir daqui?" Pode preceder um explicação da intenção e propósito do SWOT.

Monitore e avalie

Um facilitador SWOT dá um passo para trás durante a fase de brainstorming de uma reunião SWOT. O principal objetivo durante esta fase é permitir que os grupos trabalhem de forma independente, mas manter as discussões em andamento e avançar. O objetivo de uma sessão de brainstorming SWOT é identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças internas e externas, não discutir ou fornecer soluções. As habilidades de processo de grupo que permitem que um facilitador avalie rapidamente - e intervenha quando necessário - incluam a capacidade de avaliar os níveis de participação, monitorar estilos de comunicação e garantir que o grupo esteja avançando

Relatório

À medida que o SWOT se aproxima de sua conclusão, o facilitador pode envolver o grupo durante a fase de elaboração de relatórios com perguntas cruzadas. Por exemplo, perguntando aos participantes “como a falta de experiência em marketing - uma fraqueza - joga com um concorrente direto que acabou de abrir para negócios na rua - uma ameaça?” Que pode levar a pontos adicionais na lista que serão apresentados à gerência .