Como formatar uma carta comercial profissional no Word

Cartas comerciais têm um certo formato. Em algumas circunstâncias, não há problema em escrever ou formatar uma carta com aparência menos formal, mas, em outros casos, o envio de uma carta que ignora as convenções de escrita de cartas comerciais pode identificá-lo como alguém menos do que profissional.

Usar o modelo de carta comercial do Microsoft Office - que vem com o pacote de software Microsoft Office - é um bom lugar para começar. Quando estiver mais familiarizado com as convenções, você saberá quando não há problema em quebrá-las.

O modelo de carta de negócios para o Word

Uma maneira fácil de formatar uma carta comercial no Word é usar um modelo do Microsoft Office; Neste exemplo, esse modelo é o modelo formal de carta comercial, disponível na Microsoft on-line e disponível para download da Microsoft diretamente neste link on-line.

As preliminares

Se você não estiver usando o modelo, mas começando do zero, será necessário selecionar uma fonte e um tamanho de fonte apropriados. Hoje em dia, quando muitas cartas comerciais são enviadas por e-mail, escolha uma fonte que pareça boa no papel e que também funcione bem no e-mail. Georgia ou Times New Roman são boas fontes serifadas para esse propósito. Arial , Verdana e Tahoma são fontes sans serif comuns - embora o corpo do documento que você está lendo não inclua fontes sans-serif, a fonte Arial descrita é mostrada como serifada e não como sans serif .

Os cabeçalhos de seção deste artigo - Business Letter Template for Word; Os preliminares; Partes de uma carta comercial - use uma fonte sans serif .

Uma fonte com serifa tem alguns traços adicionais e se parece com a fonte encontrada em artigos do The New York Times e em muitos outros jornais diários, embora o USA Today use uma fonte sans serif .

Para identificar serifs a partir de fontes sans serif, observe atentamente. Quando você olha atentamente para uma fonte com serifa, verá que todos os traços verticais têm "pés", que é um traço horizontal curto ao pé de cada vertical. Uma fonte sans serif não inclui esses traços adicionais. O artigo Fonts.com no References discute em maior detalhe sobre as duas categorias de tipos de letra.

Se você deve usar fontes serif ou sans serif, não existe uma regra rígida, mas as fontes serif parecem mais formais. Uma fonte serif é ideal para enviar seu currículo para um escritório de advocacia de sapato branco, por exemplo. Uma fonte sans serif parece mais contemporânea, como você pode usar em um currículo que você enviaria para uma empresa que tem um toque jovem e contemporâneo, em vez de uma com uma sensação clássica e estabelecida.

O tamanho da fonte é importante - parece muito grande, agressivo e muito pequeno é difícil de ler. O tamanho da fonte 12 é um bom compromisso.

Quanto ao espaçamento, seja espaço simples ou duplo - na maioria dos casos, o espaçamento simples funciona melhor para uma carta comercial. Por um lado, o espaçamento simples facilita a colocação da carta em uma única página, o que é sempre uma boa ideia ao se comunicar com executivos ocupados.

Partes de uma carta comercial

Uma carta comercial profissional geralmente começa com a data no topo, como no exemplo da Microsoft. Escrevê-lo, como você vê com este exemplo - 7 de março de 2018 - é mais formal do que se você fosse escrevê-lo como: 3/7/2018. Além disso, se você estiver se comunicando com alguém no exterior, sempre o escreva, como você verá em 7 de março de 2018; caso contrário, o destinatário pode ficar confuso com a convenção de colocar o primeiro mês.

Em muitos países, a convenção é escrever o dia primeiro e depois o mês. Usando essas regras de formatação para 7 de março de 2018, você veria 7 de março de 2018 e também seria 7/3/2018. Nos EUA, o formato de 7/3/2018 significaria 3 de julho de 2018, e não 7 de março de 2018.

Após a data, pressione "Enter" pelo menos uma vez, para indicar pelo menos um retorno de carro entre as linhas. Depois disso, deixe um retorno de carro para o bloco emissor:

De: ____ (seu nome)

Seu título

Sua empresa

Nome

Endereço

Cidade, Estado CEP

Após o bloqueio do remetente, pressione "Enter" para indicar um único retorno de carro e insira o bloco do destinatário, que segue o mesmo formato do bloco do remetente.

Quanto ao espaçamento, você tem uma escolha. Se o corpo de sua carta for curto, você pode pressionar "Enter" duas ou três vezes para indicar dois ou três retornos de carro, para que você não faça a carta parecer muito curta. Se for uma letra mais longa, pressione "Enter" duas vezes. A ideia é que, quando você terminar a carta, o corpo da carta deve estar visualmente centrado, na medida do possível. Em seguida, você vai escrever:

Prezado Destinatário:

Observe que, após o nome do destinatário, você usará dois pontos - não uma vírgula ou um traço. Em uma carta pessoal, você pode usar uma vírgula, mas em uma carta comercial ou profissional, você usará dois pontos. Em seguida, pressione "Enter" para indicar um retorno de carro.

Em seguida, vem o corpo da carta. Ao escrever o corpo, lembre-se de que os parágrafos mais curtos são mais legíveis: você não quer sobrecarregar o leitor com um grande número de informações. A forma da Microsoft está bem espaçada dessa maneira, com as oito linhas da carta divididas em três parágrafos curtos.

Após o corpo da carta, pressione "Enter" para indicar um único retorno de carro. Então, escreva um fim - muitas vezes, você escreveria um simples final, como "Sinceramente" ou "Sinceramente seu." Evite escrever um comentário pessoal que você escreveria apenas para amigos ou familiares.

Em seguida, se você está escrevendo uma carta de correio tradicional, pressione "Enter" uma vez para indicar um retorno de carro único adicional para deixar espaço para sua assinatura. Se você está escrevendo um e-mail, pressione "Enter" duas vezes, para indicar duas declarações de carro. Depois disso, digite seu nome e, depois do seu nome, digite o título da sua empresa, como você vê aqui:

Patrick Gleeson

Diretor