Como usar computadores para aumentar a eficiência do gerenciamento

O uso de hardware, como laptops, scanners e impressoras, explodiu nas últimas décadas. Software projetado para aumentar a eficiência de gerenciamento. Fazendo uso eficiente de aplicativos de escritório para processamento de texto, criação de planilhas e apresentações, os profissionais de gerenciamento de negócios podem aumentar a produtividade para todos na empresa. Pequenas empresas podem comprar aplicativos de escritório de fornecedores como a Microsoft ou a Apple ou usam software livre de organizações como o OpenOffice.org.

Software de e-mail

Fazer o melhor uso de um aplicativo de e-mail normalmente depende da configuração de regras para gerenciar mensagens recebidas, configurar padrões para assinaturas, respostas de ausência temporária e outros modelos. Para eliminar distrações e melhorar a produtividade, o gerenciamento bem-sucedido de pequenas empresas deve reservar horários específicos do dia para revisar seus e-mails. Eles devem considerar desativar o sinal sonoro que anuncia novos e-mails. Os filtros de spam ajudam a remover mensagens desnecessárias. Quando os funcionários usam linhas de assunto descritivas, os gerentes podem verificar rapidamente os e-mails recebidos e identificar a mensagem crítica que precisa de ação imediata. Gerentes eficazes aprendem a lidar com uma mensagem uma vez lendo-a e depois excluindo, respondendo ou arquivando para uma ação posterior em uma subpasta.

Fluxo de trabalho e software colaborativo

O software de colaboração, como o SharePoint, permite que os gerentes usem fluxos de trabalho formais para rotear documentos de um funcionário para outro. Com diretrizes claras, os funcionários agem prontamente e garantem que o trabalho flua de maneira suave e eficiente por toda a organização. Ao digitalizar documentos em papel e disponibilizá-los on-line, os gerentes de pequenas empresas reduzem o tempo necessário para se comunicar e compartilhar informações críticas.

Aplicativos de calendário

Manter um calendário on-line ajuda todos a operar com mais eficiência, pois todos os funcionários podem ver e interagir com uma visão consolidada do trabalho. Reuniões regulares podem ser agendadas com antecedência para que as pessoas possam planejar seus próprios agendamentos com mais eficiência. Ao listar as férias dos funcionários e outro tempo pessoal fora do escritório, os gerentes podem ver rapidamente quando é necessária uma cobertura adicional.

Software de gerenciamento de projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Microsoft Project, o Basecamp ou o Zoho, permitem que um gerente de projeto ocupado de pequenas empresas insira tarefas do projeto, atribua recursos e monitore o progresso. Como as informações podem ser facilmente compartilhadas com os membros da equipe do projeto, os gerentes de projeto bem-sucedidos economizam tempo e reduzem o desperdício de papel. Em vez de distribuir documentos em papel para atualizações de status, planos ou itens de ação, eles colaboram com os membros da equipe on-line e só imprimem quando necessário, como para a assinatura da aprovação.

Smartphones e Laptops

Ao usar a tecnologia de smartphone, os funcionários mantêm contato quando estão fora do escritório. Os aplicativos do Office são sincronizados com os aplicativos do telefone para maximizar a produtividade. O efetivo pessoal mantém suas listas de contatos, anotações pessoais e compromissos em seus telefones. Eles visualizam documentos em seus telefones e laptops, minimizando a necessidade de cópias em papel.

Internet

O uso de recursos da Internet reduz a necessidade de manuais pesados ​​e outros materiais de referência impressos. Os funcionários móveis usam discos rígidos externos e conectores USB para transferir documentos de um computador para outro e para criar backups em caso de emergência ou desastre. As tecnologias de mídia social, como wikis, blogs e fóruns, possibilitam que os gerentes interajam com os subordinados, colegas, superiores e clientes de maneira mais eficaz.