Como escrever um manual de instruções do Assistente Administrativo

Um assistente administrativo mantém seus executivos e outros funcionários no caminho, mantendo o escritório abastecido com suprimentos, agendando compromissos e reuniões e atendendo o telefone conforme necessário. Os assistentes administrativos que trabalham para o seu negócio são tão bons quanto o manual de instruções que você escreve para eles. Este manual detalha as expectativas da sua empresa e explica o clima e a cultura. Use-o para explicar como executar tarefas específicas, bem como para estabelecer as regras de conduta.

Faça uma folha de rosto para o manual de instruções. Dê ao manual um título simples, como "Manual e Manual do Assistente Administrativo". Inclua o nome da sua empresa e seu endereço na capa.

Crie um sumário na segunda página. Liste todos os tópicos que você incluirá no manual, como "Atender o telefone e receber mensagens", "Ditar e transcrição" e "Solicitar material de escritório". Os tópicos que você lista dependem das responsabilidades dos assistentes administrativos. Além das instruções sobre como executar tarefas, inclua conteúdos como "Política de ausência", "Interrupções", "Benefícios e salários" e outras informações pertinentes que um assistente precisará como funcionário.

Crie um cabeçalho para cada tópico.

Liste as etapas para cada tarefa usando uma lista com marcadores ou numerada para que os assistentes possam ver claramente a progressão da tarefa. Não assuma nenhum conhecimento prévio da tarefa; por exemplo, instrua o assistente a abrir o programa de processamento de texto para digitar um documento.

Use linguagem clara para descrever como executar cada tarefa. Por exemplo, escreva "Atenda o telefone dizendo 'Olá! Obrigado por ligar para [Nome da empresa]. Esse é o [seu nome]; como posso ajudá-lo?" Para instruir os assistentes sobre como atender o telefone. Liste as informações que eles precisam coletar da chamada ao enviar uma mensagem ou antes de transferir a chamada para outra pessoa. Por exemplo, o assistente deve anotar o nome do chamador, de onde ele está ligando e o objetivo da chamada.

Guarde e imprima o manual de instruções. Faça furos no lado esquerdo dos papéis e insira-os no encadernador.

Itens que você precisará

• Computador e software de processamento de texto

• Impressora

• Papel

• Furador

• 2-inch 3-ring binder

Gorjeta

• Mantenha uma cópia de segurança do manual de instruções salvo em seu computador para que você possa revisá-lo e reimprimi-lo conforme necessário.

2016 informação do salário para secretários e assistentes administrativos

Secretários e assistentes administrativos ganhou um salário médio anual de US $ 38.730 em 2016, de acordo com o Bureau of Labor Statistics EUA. Na extremidade inferior, os secretários e assistentes administrativos obtiveram um salário percentil de US $ 30.500, o que significa que 75% ganharam mais do que esse valor. O salário percentil 75 é de US $ 48.680, o que significa que 25% ganham mais. Em 2016, 3.990.400 pessoas estavam empregadas nos EUA como secretárias e assistentes administrativos.