Como escrever uma carta de insubordinação

Quando o comportamento de um funcionário compromete a produtividade e a moral de sua equipe, é hora de agir. Embora seja essencial reunir-se com o funcionário para discutir suas preocupações, o acompanhamento de uma carta de insubordinação não apenas avisa o funcionário que seu comportamento é inaceitável, mas também fornece à sua empresa documentação que pode ser usada em uma ação judicial ou uma disputa de reivindicação de desemprego.

Siga as regras de correspondência comercial

Escreva a carta no papel timbrado da empresa. Se você estiver enviando a carta por e-mail, salve a carta como um arquivo .pdf e envie-a como anexo. Comece a carta em um formato de memorando que forneça informações essenciais sobre o assunto da correspondência.

Exemplo:

TO: Jane Smith

De: Jerry Smythe [inicial desta linha]

ASSUNTO: Má conduta do Office

DATA: 23 de agosto de 2019

Indique os fatos

Uma carta de insubordinação não é uma oportunidade para expor suas queixas a um funcionário que se tornou um incômodo ou uma responsabilidade. Mantenha sua carta breve, sua linguagem sem emoção e certifique-se de que suas preocupações e consequências para o funcionário sejam claras.

Exemplo:

Conforme discutimos em nossa reunião de hoje, tenho sérias preocupações sobre seu comportamento em relação a seus colegas e a mim mesmo. Em mais de uma ocasião, você demonstrou desrespeito em reuniões de grupo, discussões individuais e durante conversas aqui no escritório. Esses comportamentos estão prejudicando o moral do escritório e se tornaram uma responsabilidade na conclusão do projeto da Johnson & Greene.

Forneça exemplos de comportamento

Documente as incidências de mau comportamento dentro da carta. Não se esqueça de incluir as datas e os nomes das outras partes envolvidas. Descreva os comportamentos negativos desapaixonadamente. Não seja dramático, mas forneça detalhes que ajudem qualquer pessoa a ler a carta a entender o que aconteceu e por que a conduta do funcionário merece uma reprimenda.

Exemplo:

Durante a reunião de ontem (22 de agosto de 2019), seu comportamento foi pouco profissional e perturbador. Você revirou os olhos várias vezes enquanto Tim falava, o interrompeu duas vezes e acabou se afastando quando tentou falar com você sobre suas preocupações. Você também suspirou alto enquanto Ruth dava seu relatório. Quando pedi a você que esclarecesse o que estava perturbando você sobre o que Ruth tinha a dizer, você balançou a cabeça e disse que levaria muito tempo para isso.

Essa conduta seguiu sua explosão em 20 de agosto de 2019, durante a qual você levantou sua voz para Erica quando teve dificuldade em encontrar um arquivo que queria. Nós tínhamos convidados no escritório na época, e eu poderia dizer que eles estavam envergonhados ao ouvir você tratar Erica. Quando falei com você em particular sobre o incidente, você encolheu os ombros e disse que "Erica precisa ser responsabilizada por sua desorganização". Afirmei que, embora possa ser esse o caso, nunca há motivo para elevar sua voz, particularmente em um ambiente profissional. Você concordou em "diminuir o tom" no futuro.

Hoje, quando nos reunimos para discutir o que aconteceu na reunião do dia 29 de agosto, você estava na defensiva, perguntando se eu estava com você. Você insistiu que eu estava exagerando. Eu indiquei que, como proprietário da empresa, cabe a mim decidir que tipo de cultura de escritório quero promover. Você disse que eu era "mole demais" e que a empresa estaria se preparando para problemas se eu mantivesse "mimando" as pessoas. Você me interrompeu três vezes enquanto eu tentava explicar minha posição e finalmente saí do meu escritório enquanto ainda falava com você.

Observe as conseqüências

A carta deve explicar claramente as conseqüências do comportamento atual do funcionário, bem como o que ela pode esperar se não fizer mudanças imediatas. Muitas vezes é uma boa ideia traçar um plano de prestação de contas imediata para fazer mudanças positivas.

Exemplo:

Jane, embora em geral tenha ficado impressionada com seu trabalho e valorizado você como funcionário, é impossível promover um ambiente de trabalho produtivo e colegial quando um funcionário se comporta regularmente como você. Para impressionar-lhe a seriedade de suas ações e dar a nossa equipe algum tempo para se reagrupar, eu suspendo você pelo restante desta semana sem pagamento. Você sairá do escritório hoje, quarta-feira, 23 de agosto, e não retornará até as 9h da segunda-feira, 28 de agosto. Espero que essa folga lhe dê algum tempo para refletir sobre suas ações e considerar as medidas que você pode tomar para ajudar. você a funcionar de forma mais adequada em um ambiente profissional.

Após seu retorno na segunda-feira, envie-me um email para que possamos agendar um horário para discutir seus planos para lidar com seu comportamento. No entanto, se a sua conduta abrasiva continuar, você pode me deixar sem escolha a não ser rejeitá-lo da sua posição. Espero sinceramente que não chegue a isso, no entanto.