Como escrever uma carta de rejeição de lance

Embora nunca seja fácil transformar um empreiteiro ou empresa para um emprego, notificá-los educadamente sobre a situação é a coisa apropriada a fazer. Escrever uma carta é uma maneira profissional e não conflituosa de se comunicar com a empresa. O tom da carta deve ser cortês e explicar por que a oferta foi recusada. Mantenha o relacionamento amigável, indicando uma esperança de colaboração futura, apesar de esta situação específica não funcionar.

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Formate a carta com um tom profissional e estrutura. Use o papel timbrado da empresa, coloque a data no topo e inclua o nome e endereço da empresa de licitação. Escreva uma saudação apropriada, como "Caro Sr. Jones".

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Obrigado a empresa por sua oferta. Indique o projeto e a data do lance específico. Se você tem vários projetos em andamento, algumas empresas podem ter enviado vários lances. Verifique se eles entendem o lance específico que está sendo negado.

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Complemente o contratado em sua proposta, trabalho passado ou reputação. Encontre algo legal para dizer sobre a empresa para que a carta seja cortês e positiva.

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Rejeitar o lance. Explique o motivo da rejeição, como se o custo estimado fosse muito alto ou que outra empresa tivesse mais experiência com as particularidades do projeto. Você também pode dizer se havia algo errado com o lance, o que pode ajudar o contratante a evitar cometer o mesmo erro no futuro. Por exemplo, a empresa de licitação pode usar várias camadas de subcontratados, um fator que não funcionou bem para você.

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Feche a carta dizendo que você está ansioso para trabalhar juntos no futuro. Pode ser uma boa prática comercial manter sempre a porta aberta para oportunidades futuras; você nunca sabe quando esse contratado em particular será perfeito para uma tarefa no futuro.

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Encerre a carta com um encerramento adequado, como "Atenciosamente". Assine a carta para torná-la oficial, bem como para mostrar um toque pessoal.

Aviso

• Sempre envie uma carta oficial de rejeição de oferta em vez de simplesmente ligar para o contratado ou empresa. A rejeição por escrito evita qualquer confusão se a parte rejeitada tentar agir contra o seu negócio alegando que houve um contrato ou uma promessa de trabalho.