Como escrever um relatório de viagem de negócios

Ao escrever um relatório sobre sua viagem de negócios, enfatize como esse foi um bom investimento para a empresa enviar para você. Isso ajudará a convencer os gerentes de que as futuras viagens também serão bem gastas. Criar um relatório sobre sua viagem para um seminário, conferência ou feira deve se concentrar em mostrar um retorno sobre o investimento da empresa.

Formato de um relatório de viagem

A menos que você esteja escrevendo um relatório longo e formal, pule as páginas de capa e de conteúdo e o sumário executivo. Use um formato de memorando se o documento tiver apenas algumas páginas e use um título que liste a data, o tópico do relatório, seu nome e quem está recebendo. Use cabeçalhos de seção para organizar o relatório, como Propósito da viagem, Visão geral, Benefícios, Custo e Resumo.

Introdução e Visão geral

Inicie o relatório com uma visão geral que declare fatos, mas não forneça suporte ou detalhes. Deixe o leitor saber o que a viagem foi, por que você foi enviado e os resultados esperados. Por exemplo, você pode escrever que foi a uma feira na Califórnia para encontrar clientes importantes, prospectar novos e conferir a concorrência. Você pode escrever que participou de um workshop de negócios para aprender novas práticas de recursos humanos para ajudá-lo a recrutar melhores funcionários, reduzir o volume de negócios e desenvolver um pacote de benefícios melhor.

O corpo do relatório

Descreva o que aconteceu no evento em termos de como ou se você atingiu suas metas para ir até lá. Não tenha medo de dizer ao seu supervisor qualquer expectativa que tenha ficado aquém - se você não o fizer, e ele perguntar depois, você pode parecer que você deixou essa informação de fora do relatório. Por exemplo, se você foi a uma feira e não conseguiu atender a novos clientes promissores, talvez tenha solidificado relacionamentos com clientes de longa data e aprendeu novas informações sobre concorrentes, o que poderia gerar mais negócios ou melhores ideias de produtos.

Dê exemplos específicos de eventos relevantes para seus objetivos ou qualquer coisa que tenha acontecido que beneficie sua empresa. Em vez de listar os benefícios pessoais obtidos pela viagem, como melhorar o conhecimento de um software específico, discuta como esses benefícios ajudarão a empresa - por exemplo, diminuindo a necessidade da empresa de contratar fornecedores externos agora que você tem essa habilidade.

Resumir os destaques da viagem

Use o resumo para recapitular os destaques da viagem, incluindo os benefícios esperados, se você os atingiu ou não, o custo total da viagem, qualquer benefício financeiro esperado para a empresa e sua recomendação para o futuro. Quanto mais específico você puder ser sobre os benefícios de sua viagem, mais fácil será para seus superiores calcular um retorno sobre seu investimento.

Anexar seu relatório de despesas

Considere anexar seu relatório de despesas ao documento, em vez de listar os detalhes no documento. Inclua o custo total da viagem em seu documento, mas salve os detalhes, como passagem aérea, hospedagem, refeições, gorjetas, estacionamento e outros custos de viagem para o relatório de despesas.