Como escrever procedimentos de empréstimo e manuais de políticas

A documentação das políticas e procedimentos de empréstimos ajuda a agilizar as operações, reduzir o desperdício e aumentar a satisfação do cliente por meio da padronização das tarefas de trabalho. Os formatos dependem da natureza das operações e dos requisitos dos funcionários. Embora a estrutura e a profundidade da documentação sejam diferentes, existem maneiras comuns de criar diretrizes por escrito para o pessoal de empréstimo seguir.

Manuais de Políticas

Os manuais de políticas são elaborados em alto nível e resumem as atitudes da administração em relação a partes críticas das operações. Os manuais podem abordar o gerenciamento de riscos, documentação de empréstimos, recursos humanos e vários outros assuntos importantes. Seções sobre valores éticos são comuns, e os métodos para relatar erros são tipicamente descritos em detalhes. Requisitos legais críticos e esforços de conformidade associados a regulamentações federais ou estaduais se encaixam bem nos manuais de políticas de empréstimos. Os manuais devem ser escritos em linguagem fácil para todos os funcionários entenderem.

Procedimentos Operacionais Padrão

Um método para documentar os processos de empréstimo é criar procedimentos operacionais padrão. Esses documentos explicam por que o pessoal está executando tarefas específicas e qual é o objetivo geral do processo. Entradas, saídas e clientes são componentes típicos de SOPs. As partes interessadas relevantes devem ser citadas no corpo do SOP, juntamente com referências à documentação de apoio. Um SOP bem escrito tem o poder de informar os funcionários, padronizar o processamento de empréstimos e melhorar a eficiência geral de uma organização.

Procedimentos Operacionais Padrão do Departamento

A criação de procedimentos de empréstimo no nível de departamento ajuda determinados grupos dentro de uma organização a padronizar processos específicos para sua função de trabalho. Por exemplo, o pessoal de contabilidade executa tarefas como registrar entradas de diário e reconciliar contas de empréstimo que outros grupos não realizam. A criação de procedimentos operacionais padrão de departamento relacionados a esses tipos de tarefas aprimora o controle interno e ajuda a administração a preparar demonstrações financeiras. Os DSOPs descrevem os processos em um alto nível e descrevem porque as tarefas são executadas.

Instruções de operação padrão

Ter procedimentos de empréstimo que descrevam como as tarefas específicas são executadas é benéfico para os funcionários da linha de frente. As instruções operacionais padrão são usadas para essa finalidade e são escritas de maneira a fornecer orientação passo a passo. Se as tarefas forem manuais ou preparadas de acordo com critérios específicos, pode ser difícil treinar novos funcionários. No entanto, os SOIs tornam o processo de treinamento mais fácil e fornecem aos funcionários uma referência rápida para usar enquanto aprende novas tarefas. Se houver deficiências no processamento de empréstimos ou no gerenciamento de contas, será útil examinar os SOIs para avaliar onde a falha ocorreu.