Quais são as funções do MS Outlook?

Mesmo que sua empresa utilize um cliente de e-mail proprietário ou já tenha outro sistema para mensagens em funcionamento, você poderá encontrar várias funções no Microsoft Outlook que são benéficas para os negócios. O Outlook é a parte do cliente de email do Microsoft Office Suite e, embora facilite tudo, desde mensagens de email a convites para reuniões, ele opera de maneira semelhante a outros programas do Suite. Explore os recursos que o Outlook oferece para sua empresa e em breve você receberá a mensagem.

Comunicação

O Microsoft Outlook facilita a comunicação de várias maneiras. O maior é, claro, por email. Com um clique do menu "Novo" na faixa de opções, você pode gerar uma mensagem pronta para ser enviada por e-mail. O Outlook permite aprimoramentos, como anexos, planos de fundo e temas, arquivos de assinatura e, em certos casos, a capacidade de ver se as pessoas que você está enviando por e-mail estão atualmente on-line na rede da empresa. Por meio de uma interface que será muito familiar para qualquer pessoa que tenha trabalhado em outros produtos do Suite, como o Word ou o Excel, você poderá personalizar seus e-mails alterando a fonte, adicionando o logotipo da empresa e especificando cores diferentes.

Organização

Enquanto um calendário pode ser a primeira coisa que vem à mente quando se pensa em maneiras de se organizar, o Outlook oferece várias funções para se manter organizado. Ele tem um calendário altamente configurável, encontrado clicando no botão "Calendário" na parte inferior esquerda da área de trabalho. Você pode configurar a visualização da agenda para exibir detalhes diários, semanais e mensais, bem como reuniões de coordenadas de cores. Outra maneira que o Outlook permite que você se mantenha organizado digitalmente é sua lista de contatos. O botão "Contatos" está logo abaixo do botão "Calendário", e permite que você mantenha tanto ou tão pouco no registro quanto preferir. Adicione cartões de visita digitais ou insira as informações manualmente. Embora o Outlook venha com várias pastas de e-mail por padrão, como "Itens Enviados" e "Itens Salvos", você pode adicionar, excluir e organizá-los da forma mais adequada a você. Crie pastas para armazenar e-mails que você precisa resolver, perguntas de subordinados, briefings de concorrentes e qualquer outra coisa que remova a confusão da sua janela principal de mensagens de e-mail.

Rastreamento

Pode parecer que uma vez que você envia um e-mail para o ether, você nunca sabe se ele atingiu o alvo pretendido. Uma função oferecida pelo Outlook é a confirmação. Depois de abrir um novo e-mail clicando no botão "Novo" ou "Mensagem de e-mail", clique na guia "Opção" na janela "Sem título - Mensagem". Duas funções estão à sua disposição aqui. Marque a caixa “Solicitar um Recibo de Entrega” na faixa de opções para descobrir quando sua mensagem foi recebida na caixa de entrada do destinatário. Marque a caixa "Solicitar um Recibo de Leitura" para ser notificado quando o destinatário abrir a mensagem de e-mail. Embora essas funções não sejam garantidas - os destinatários podem definir uma opção para não enviar uma confirmação de leitura - elas podem ser úteis. Se o rastreamento for comum ou importante para sua empresa, você poderá configurar o Outlook para rastrear todas as mensagens na seção Tratamento de Mensagens.

Trabalho em equipe

Muitas funções do Outlook permitem que você colabore com seus funcionários, supervisores e outros colegas de trabalho. Configure reuniões usando o recurso de convite para reunião do Outlook. Você não apenas informará os convidados de imediato de que a participação deles é solicitada, mas também poderá acompanhar quem aceita ou declina, além de consultar os horários dos convidados com antecedência para um planejamento ideal. Você também pode aproveitar a função Compartilhar meu calendário do Outlook. Isso permite que você, após as duas partes concordarem com o compartilhamento, visualize os horários de trabalho dos funcionários, veja quando eles entram e saem do escritório, verifique os compromissos e muito mais. Aproveite o recurso Solicitação de Tarefa, encontrado no menu “Novo” na faixa de opções, para atribuir trabalho.