Quais são as funções de um departamento de compras em uma organização?

A maioria das grandes empresas e até mesmo algumas organizações governamentais têm um departamento de compras ou aquisições como parte das operações diárias. Esses departamentos fornecem um serviço que é a espinha dorsal de muitas organizações industriais, de varejo, militares e outras indústrias. Muitas pessoas, mesmo algumas que trabalham para essas empresas, desconhecem o que o departamento de compras faz, por que existe ou para que fim serve. Para entender melhor qual é o papel do departamento de compras, considere algumas funções que ele executa.

Gorjeta

• O departamento de compras é responsável por adquirir matérias-primas e outros recursos ao melhor preço possível.

Aquisição de matérias-primas e outros recursos

Uma das funções do departamento de compras é obter todos os materiais necessários para a produção ou operação diária da empresa ou organização governamental. Para uma empresa de manufatura, isso pode incluir matérias-primas como ferro, aço, alumínio ou plásticos, mas também pode incluir ferramentas, maquinário, caminhões de entrega ou até o material de escritório necessário para as secretárias e a equipe de vendas.

Em um ambiente de varejo, o departamento de compras garante que sempre haja produto suficiente nas prateleiras ou nos depósitos para manter os clientes satisfeitos e manter a loja bem abastecida.

Com uma pequena empresa, é especialmente importante manter o pedido de estoque em um nível razoável; Investir grandes quantidades de capital em excesso de estoque pode resultar em problemas de armazenamento e na falta de capital para outros gastos, como publicidade ou pesquisa e desenvolvimento. Compras também supervisiona todos os fornecedores que fornecem uma empresa com os itens necessários para operar adequadamente.

Alcançar o melhor preço possível

Um departamento de compras também é responsável por avaliar continuamente se está recebendo esses materiais pelo melhor preço possível, a fim de maximizar a lucratividade. Isso pode ser um desafio para uma pequena empresa que pode comprar em quantidades menores do que um fornecedor maior e que, portanto, pode não receber o mesmo tipo de descontos por atacado. Um departamento de compras em uma pequena empresa precisa fazer compras para encontrar os melhores fornecedores a preços razoáveis ​​para os pedidos específicos de tamanho da empresa.

A equipe do departamento de compras pode se comunicar com fornecedores alternativos, negociar melhores preços para pedidos em massa ou investigar a possibilidade de adquirir materiais mais baratos de fontes alternativas como parte de suas atividades diárias.

Papelada e Contabilidade

Os departamentos de compras lidam com toda a papelada envolvida na compra e entrega de suprimentos e materiais. A compra garante a entrega atempada de materiais dos fornecedores, gera e rastreia os pedidos de compra e trabalha junto ao departamento de recebimento e ao departamento de contas a pagar para garantir que as entregas prometidas foram recebidas integralmente e estão sendo pagas no prazo. Em uma pequena empresa, isso significa trabalhar de perto com o departamento de contabilidade para garantir que haja capital suficiente para comprar os itens comprados e que o dinheiro esteja fluindo sem problemas e que todos os pagamentos sejam feitos a tempo.

Conformidade com protocolos comerciais

O departamento de compras também deve garantir que está cumprindo todas as políticas da empresa. Por exemplo, em uma pequena empresa, os membros individuais da equipe podem se comunicar com o departamento de compras sobre as necessidades de compra de itens como suprimentos de escritório ou computadores. Antes de fazer uma compra, o departamento de compras deve garantir que ele atenda aos protocolos apropriados para aprovação de compra e orçamento e deve garantir que todos os itens sejam comprados de acordo com a política geral de compras da organização.