Quais documentos uma corporação precisa trazer para seu contador?

Mesmo as empresas que possuem uma equipe contábil geralmente usam um contador externo para auditar seus registros ou para preparar a declaração de renda anual da corporação. Quando você ou um membro de sua equipe contábil agendar uma reunião para se encontrar com seu contador, ele precisará de cópias de vários documentos para concluir com sucesso as declarações de impostos federais e estaduais. Para facilitar, designe uma pessoa para coletar os documentos de que seu contador precisará.

Documentos da empresa

Para sua primeira reunião com seu contador, forneça suas cópias dos documentos organizacionais da sua corporação. Isso inclui os estatutos, os estatutos, as listas dos principais acionistas ou nomes de proprietários da empresa e quaisquer outros documentos organizacionais emitidos pelo estado em que você registrou sua corporação. Dê-lhe cópias dos números de identificação fiscal da sua corporação para os governos federal e estadual.

Documentos fiscais

Quando você usa um contador externo para preparar suas declarações fiscais, traga consigo as declarações de impostos anteriores da empresa, se houver. Inclua todos os documentos de imposto sobre folha de pagamento arquivados trimestralmente até o ano, incluindo os formulários de Receita Federal 940 e 941, formulários de imposto retido na fonte do estado e documentos de desemprego do estado. Não se esqueça de trazer cópias de todos os relatórios salariais, que incluem cópias dos formulários do funcionário W-2 e formulários de transmissão do relatório de salário, como formulários do IRS W-3. Produza cópias para o uso do contador de todos os formulários 1099 emitidos para fornecedores, subcontratados ou contratados independentes. Inclua cópias de quaisquer relatórios de impostos sobre vendas de estado de fim de ano. Adicione aos relatórios de final de ano do pacote do contador que resumem os dados de impostos de funcionários, retenções de prêmios de seguro e todas as outras contas relacionadas a funcionários, como programas de mensalidades ou planos de refeitório.

Documentos de Empréstimo

Os empréstimos corporativos em que você efetua pagamentos ao longo do ano oferecem uma oportunidade para deduções de impostos. Deixe seu contador saber se você comprou ativos grandes durante o ano, como caminhões de entrega ou equipamentos usados ​​em sua empresa. Trazer cópias de faturas de ativos antigos e novos que mostram a data de compra do equipamento, a data em que você comprou o equipamento e uma descrição do ativo adquirido. Se você tiver uma linha de crédito com seu emprestador ou com quaisquer outros empréstimos corporativos pagos mensalmente, faça cópias de seus arrendamentos ou quaisquer documentos de apoio que forneçam backup para seus empréstimos, arrendamentos ou linhas de crédito. Imprima as declarações de fim de ano para cada um dos seus empréstimos, arrendamentos ou linhas de crédito.

Documentos financeiros

Considere dar ao seu contador acesso ao seu sistema contábil interno temporariamente para ajudar no cálculo de seus impostos. Se isso não for possível, você precisará trazer cópias das demonstrações financeiras do final do exercício, como o balancete da empresa, a demonstração de receita e despesa, os lucros acumulados, o patrimônio líquido do proprietário e a demonstração dos fluxos de caixa. Inclua saldos de contas e cadernetas de poupança, demonstrações bancárias mensais e informações de conciliação bancária. Além disso, gere cópias de quaisquer saldos de contas de investimentos de final de ano ou dividendos pagos aos acionistas durante o ano, se aplicável, para o uso de seu contador.

Outros documentos

Quando você administra uma corporação que produz um produto, produz cópias dos relatórios de inventário de fim de ano para seu contador. Inclua todos os relatórios de custo de mercadorias usados ​​para calcular o relatório de custo de produção do final do ano como backup para as demonstrações financeiras de final de exercício. Se a sua empresa contrata vendedores, inclua um relatório que indique as milhas de negócios conduzidas ao longo do ano para cada veículo que a empresa possui ou reembolsa a milhagem. Esteja preparado com registros detalhados que fazem o backup da quantidade de milhas percorrida a cada ano. Se a sua empresa opera como uma corporação S, inclua as informações do prêmio de seguro médico pagas aos principais proprietários da empresa e seus dependentes, pois o IRS exige que essas informações sejam incluídas nos salários brutos dos W-2s mostrados como benefícios adicionais tributáveis ​​aos acionistas.