Quais documentos contém uma pasta de recursos humanos?

Há vários formulários e itens que entram na pasta de recursos humanos de um funcionário. Algumas dessas formas são mantidas para fins legais. Outros são arquivados por causa das políticas e protocolos da empresa. Os gerentes de recursos humanos também mantêm registros pessoais dos funcionários ao longo de suas carreiras. Pequenas empresas podem optar por digitalizar todos ou parte dos documentos dos funcionários para criar arquivos eletrônicos. Dessa forma, os arquivos não são tão propensos a danos por incêndio, água ou roubo.

Documentos legais

Proprietários de pequenas empresas devem manter certos documentos legais para os funcionários. Um exemplo é o formulário I-9, que verifica se um funcionário pode trabalhar legalmente nos Estados Unidos. A empresa também pode manter uma foto da carteira de motorista do funcionário e do cartão da Previdência Social como documentação adicional para seu status legal. Além disso, os funcionários geralmente são solicitados a preencher formulários W-4 no dia em que iniciam seus trabalhos, que são incluídos em suas pastas de recursos humanos. Esses formulários mostram o número de isenções de impostos pessoais que um funcionário alega.

Documentos relacionados ao trabalho

Os departamentos de recursos humanos também mantêm currículos e aplicativos dos funcionários em pastas. Esses itens geralmente são enviados quando um funcionário se candidata a um emprego. A empresa mantém esses registros caso precise verificar o histórico de uma pessoa. Outro documento relacionado ao trabalho mantido em uma pasta de recursos humanos é a descrição do trabalho de um funcionário. Este é um resumo das responsabilidades de trabalho do funcionário, que geralmente são divididas em diferentes funções, como gerenciamento de funcionários, trabalho com colegas, comunicação e conhecimento técnico.

Documentos relacionados ao desempenho

As análises de desempenho são outros documentos importantes mantidos em pastas de recursos humanos. A manutenção de registros das avaliações de desempenho ou avaliações dos funcionários pode ajudar a proteger as empresas contra ações judiciais. Por exemplo, uma pequena empresa pode enfrentar um processo de rescisão injusta de um ex-funcionário. O proprietário da empresa pode comprovar melhor a rescisão devido ao desempenho se mantivesse cópias das avaliações de desempenho do funcionário. Da mesma forma, registros de ações disciplinares ou registros podem ser mantidos nas pastas.

Outros documentos

Os empregadores também mantêm registros ou comparecimento dos funcionários, prêmios e histórico médico em pastas de recursos humanos. Os registros de presença permitem que os gerentes determinem se um funcionário superou qualquer dia de doença ou férias. Muitas vezes, as empresas oferecem prêmios periódicos aos funcionários, que também podem ser mantidos em arquivo. Esses prêmios podem incluir promoções de vendas "funcionário do mês" ou reconhecimento especial. Os registros médicos geralmente são mantidos para garantir o cumprimento de certas leis da ADA, que dizem respeito à Lei Americana com Deficiências. O departamento de recursos humanos pode criar uma pasta separada para registros médicos para fins de confidencialidade.