O que é documentado nas atas anuais?

Sua empresa pode ter uma pequena diretoria composta de um presidente, secretário e tesoureiro, ou, se for uma corporação "S", pode ter apenas um acionista: você. Anote as decisões de negócios importantes que você toma todos os anos nas atas das reuniões anuais. As atas anuais devem sempre incluir a data e o local de sua reunião, os participantes da empresa e um resumo das ações de sua empresa durante o último ano fiscal.

Requisitos básicos

Todos os estados exigem que as empresas realizem reuniões corporativas válidas e mantenham atas da empresa. As reuniões precisam ser realizadas apenas uma vez por ano, especialmente se você tiver uma pequena empresa. Realize uma reunião válida, notificando-a adequadamente e mantendo registros por escrito na forma de atas das reuniões anuais. Registre quem participa da reunião, o dia e a hora da reunião e as informações básicas abordadas e as decisões tomadas. Mesmo que tudo permaneça o mesmo, basta gravar isso nos minutos. Revise os requisitos corporativos do seu estado para garantir que você tenha o básico coberto.

Minutos de Acionista Único

Para corporações "S" com um acionista, os requisitos para as atas anuais são simples. Definir uma data para a reunião. Registre a reunião como uma reunião conjunta do conselho de administração e acionista. Inclua sua declaração anual de lucros e perdas, se desejar. Não é necessário. Registre quaisquer alterações importantes no seu negócio que ocorreram durante o ano. Eleger dirigentes de acordo com seus estatutos e Estatutos, se eles especificarem eleições devem ocorrer a cada ano. Assine a ata como o secretário da corporação.

Duas Acta de Accionistas

Determine a data da sua reunião e forneça um aviso adequado. Se você se encontrar frequentemente com o outro acionista, poderá assinar uma renúncia de aviso. A renúncia de aviso deve indicar que vocês dois realizaram a reunião juntos. Anote as atas de sua reunião para indicar que os dois acionistas estiveram presentes em uma assembléia de acionistas e no conselho de administração. Eleger dirigentes de acordo com seu estatuto e contrato social. A secretaria da corporação deve assinar a ata quando completa.

Três ou mais acionistas

Quando mais de dois acionistas estiverem envolvidos em uma corporação, a reunião anual deverá ser conduzida de perto, seguindo as regras do estado em que sua empresa está incorporada. Assegure-se de que o presidente, o presidente do conselho ou o secretário convoquem a reunião e forneçam aviso adequado. Mantenha registros de participação, que geralmente incluem uma lista assinada, juntamente com as atas da reunião anual. Registre todas as ações necessárias, incluindo a eleição de diretores e reuniões do comitê, nas atas oficiais. Mantenha os minutos em um livro de minutos corporativo.