Os reembolsos de funcionários são isentos de imposto?

Durante o curso dos negócios, um funcionário pode precisar comprar ferramentas ou suprimentos, licenças ou outros itens necessários em nome de seu empregador. Ele pode precisar dirigir seu próprio veículo de um lugar para outro para completar o trabalho que seu empregador lhe designou. Quando o empregado usa seu próprio dinheiro para comprar itens para seu empregador, ele pode ter direito a reembolso por essas despesas. A maneira como a empresa trata esses reembolsos de despesas determinará se os reembolsos de despesas são isentos de impostos ou serão informados como receita no final do ano.

Plano Responsável do IRS

Os funcionários que trabalham para uma empresa que fornece reembolsos aos funcionários sob o plano responsável devem atender a três critérios. Todas as despesas devem ter uma conexão comercial e ser consideradas pelo IRS como despesas dedutíveis incorridas durante a execução do seu trabalho; você deve prestar contas ao seu empregador por essas despesas dentro de um determinado período; e qualquer excesso de reembolso ou subsídio é necessário para ser devolvido ao seu empregador - novamente dentro de um determinado período. O IRS exige despesas contabilizadas no prazo de 60 dias após a ocorrência. Quaisquer reembolsos em excesso exigem reembolso no prazo de 120 dias após a ocorrência, segundo as diretrizes do IRS, para se qualificarem de acordo com o plano responsável. Se é assim que a sua empresa opera, então estas despesas não devem ser incluídas como rendimento no seu W-2 apresentado no final do ano pelo seu empregador.

Plano Não Responsável do IRS

O IRS define um plano não-contabilizado como aquele em que o acordo de concessão de despesas ou os reembolsos de negócios do empregado não atendem a uma ou mais das três regras listadas em Planos Responsáveis. Os itens que se enquadram nesta categoria incluem o reembolso de despesas comerciais não dedutíveis relacionadas ao empregador, como reembolso de refeições enquanto trabalha até tarde no escritório. Se a empresa reembolsar você por uma refeição enquanto trabalha até tarde no escritório, é necessário incluir esse reembolso como receita tributável no seu W-2 no final do ano no local apropriado no formulário. Se você não tiver certeza de como o reembolso é tratado ou se sua empresa opera sob o plano responsável ou não responsável, pergunte ao seu empregador.

Despesas de viagem

A Receita Federal considera as despesas de viagem incorridas enquanto trabalha em nome de seu empregador, de acordo com o plano responsável, e não está sujeita a tributação, desde que a empresa atenda aos três requisitos de qualificação dentro dos períodos estabelecidos pela Receita Federal. Se a empresa fornecer um adiantamento para despesas incorridas durante a viagem, reembolsar qualquer dinheiro não utilizado no prazo de 120 dias a partir da data de emissão, ou a empresa deve incluir isso como receita tributável no seu W-2 no final do ano.

Plano de Não Reembolso

Quando seu empregador não fornecer reembolso para despesas relacionadas a negócios incorridas, você estará qualificado para discriminar essas despesas em seu retorno de imposto para o ano. Esse método exige que você mantenha todos os recibos e informações para revisão por no mínimo sete anos. Para registrar deduções detalhadas relacionadas a negócios, o IRS solicita que você preencha o Formulário 2106 ou 2106-EZ e especifique suas deduções para deduzir suas despesas comerciais e inclua isso na sua declaração de imposto anual.