Tipos de Políticas de Tecnologia

O fácil acesso às informações e as maneiras rápidas de distribuir informações oferecidas pela Internet e outras tecnologias comerciais exigem que você regule o uso da tecnologia em sua empresa. A tecnologia pode atolar seus funcionários com uso pessoal, evitando que eles sejam produtivos. O uso indevido da sua tecnologia pode prejudicar a reputação da sua empresa e levar a relacionamentos ruins com os clientes, portanto, implementar planos para controlar o uso da tecnologia no trabalho.

Consequências

Ao redigir suas políticas de tecnologia, inclua possíveis consequências se as políticas não forem seguidas. Para ofensas maiores, você pode optar por encerrar o emprego de alguém. Para delitos menores, você pode decidir multá-los ou eliminar benefícios, como uma semana de férias. Mas certifique-se de que cada seção explique claramente as consequências e quem determina se as políticas foram violadas. Explique um processo de apelação se você tiver um.

O email

E-mail é uma das principais formas de comunicação das pessoas em um ambiente de trabalho. Mesmo as pessoas sentadas em cubículos adjacentes geralmente enviam mensagens por e-mail. É uma maneira de rastrear a comunicação, convidar pessoas para reuniões, adicionar tarefas às suas listas e enviar uma nota rápida sem interromper seu trabalho para uma conversa. No entanto, também é uma maneira fácil de causar problemas à sua empresa. Implemente políticas de e-mail que restrinjam o uso de e-mail da empresa para uso pessoal a qualquer momento. Se um funcionário envia acidentalmente um e-mail privado destinado a sua esposa para seu cliente mais bem pago, seu cliente ofendido pode decidir levar o negócio dele para outro lugar. A política deve declarar que palavrões são proibidos, assim como referências sexuais. Declare claramente o decoro que você espera nos e-mails da sua empresa; algumas empresas até explicitam exatamente o que as assinaturas de e-mail podem conter e quais cores podem ser usadas para o tipo de e-mails.

Uso Aceitável

Uma política de uso aceitável explicita como a Internet pode ser usada no trabalho. Mesmo que um funcionário esteja descansando, ele ainda não consegue visualizar imagens impróprias em seu computador. Qualquer atividade que possa ser considerada ilegal, como jogos de azar on-line, deve ser proibida como parte de suas políticas de tecnologia. Além disso, permita que os funcionários saibam manter suas senhas em segredo e com que frequência as senhas devem ser alteradas. Isso ajuda a impedir que hackers ou outros usuários não autorizados tenham acesso aos seus servidores.

Equipamentos de trabalho

Muitas empresas permitem que os funcionários levem laptops ou telefones celulares para casa - alguns trabalham em casa a maior parte do tempo ou viajam com frequência. Embora seja aceitável que os funcionários usem o equipamento para uso pessoal nessas circunstâncias, defina diretrizes claras para eles. Por exemplo, os funcionários podem usar o laptop de trabalho para acessar suas contas de e-mail pessoais, mas eles ainda não devem enviar e-mails pessoais de suas contas de trabalho, nem devem realizar atividades ilegais no equipamento de trabalho. Além disso, sua política de equipamentos de trabalho não deve permitir que os funcionários ganhem dinheiro usando seu equipamento se ele não estiver relacionado ao seu negócio; se eles têm um negócio de catering de lado, eles devem usar seus próprios telefones celulares e laptops para esse negócio.

Política de segurança

Com a forte ameaça de ataques de vírus, soletrar para os funcionários quando é apropriado abrir anexos em computadores de trabalho - até mesmo anexos encontrados em e-mails pessoais e em smartphones. Eles podem infectar não apenas o computador do funcionário, mas todos os computadores ou equipamentos conectados ao servidor quando o vírus infecta o servidor. Isso pode reduzir a produtividade e custar milhares de dólares em reparos e perda de receita. A política também deve incluir o procedimento correto para efetuar login no servidor remotamente; usar uma rede sem fio desprotegida não é aceitável, por exemplo.