A melhor maneira de HR para explicar um W-4

Cabe aos seus funcionários preencher seus formulários W-4 corretamente e enviá-los ao departamento de folha de pagamento em tempo hábil. No entanto, o formulário pode ser confuso, por isso é melhor que os membros da equipe de recursos humanos expliquem a importância de preencher o formulário corretamente para todos os novos funcionários.

Método de Treinamento

Se vários funcionários forem contratados na mesma época, você poderá explicar o formulário para todos eles ao mesmo tempo. Se eles forem contratados em horários diferentes, explique o formulário para cada um deles separadamente. Pessoalmente, retransmitir as informações em vez de confiar apenas em tutoriais eletrônicos ou manuais impressos. Isso permite que os funcionários façam perguntas e obtenham respostas no local.

Subsídios

Transmitir a importância das licenças no W-4. Explique que as deduções diminuem sua renda tributável e, se reivindicarem mais do que têm direito, podem acabar devendo o imposto de renda da Receita Federal. Percorra as linhas de A a G da seção Planilha de Subsídios Pessoais com cada funcionário para chegar ao total exato da linha H da planilha e, finalmente, para a linha 5 da seção Certificado de Retenção de Retenção de Empregado do W-4.

Status de arquivamento

Informar o status de arquivamento de impacto na retenção. O status único é o maior suporte de imposto e o status de casado é o mais baixo. Se um empregado casado quer mais retenção de imposto porque tanto ele como o cônjuge trabalham, ele pode escolher a opção “Casado, mas reter a taxa única mais alta”. Ele deve verificar o status de arquivamento apropriado na linha 3 do certificado de permissão de retenção na fonte.

Isento de retenção

Retransmitir as condições sob as quais os funcionários podem solicitar isenção de retenção e como preencher o formulário se eles se qualificarem para ele. A partir de 2013, se outra pessoa puder reivindicar o funcionário como dependente de sua declaração de imposto de renda e se a receita do empregado exceder US $ 1.000 e incluir receita não auferida acima de US $ 350, ela não poderá reivindicar isenção na linha 7 do formulário.

Segunda página

Considerando que alguns funcionários podem precisar preencher apenas a página 1 do W-4, outros podem precisar preencher a página 2 também. Explique as condições para reivindicar Deduções e Ajustes na página 2, que afeta o valor que os funcionários devem reivindicar nas linhas H da planilha e na linha 5 da primeira página. Se os funcionários tiverem mais de um emprego ou se eles e seus cônjuges trabalharem, eles deverão preencher a Planilha de Dois Vencedores / Múltiplos Empregos, o que resulta em uma quantia adicional de retenção na linha 6 da página 1.

Consequências W-4

Explique as penalidades de preencher o formulário incorretamente ou não enviar um. No primeiro caso, exigir demasiadas licenças pode fazer com que o IRS reveja a retenção do trabalhador quanto à precisão e, possivelmente, enviar-lhe uma carta de bloqueio para alterar a retenção para a quantia correta. Neste último caso, você deve reter na faixa de imposto mais alta do status único com abonos nulos até que o empregado atinja o formulário. Além disso, o IRS pode cobrar uma multa de US $ 500 para funcionários que colocam informações falsas em seus W-4s.

Considerações

Incentive os funcionários a revisarem seus W-4s todos os anos e, se aplicável, enviarem um novo a tempo para a folha de pagamento, para que a mudança aconteça. Encaminhe-os à calculadora de retenção on-line do IRS, que pode ajudá-los a preencher corretamente o formulário para que não paguem demais ou pague menos o imposto de renda federal.