Causas de duplicatas no QuickBooks

QuickBooks fornece poderosas ferramentas de contabilidade para ajudá-lo a gerenciar as finanças da sua empresa. Entradas duplicadas não apenas criam confusão ao tocar recibos de vendas e relatórios em execução, mas também podem retardar o banco de dados do QuickBooks. Remover essas entradas e aprender como evitar duplicatas, em primeiro lugar, pode ajudar a manter seu software QuickBooks rodando de maneira enxuta, rápida e eficiente.

Importando Listas e Transações

Duplicatas podem ocorrer quando você importa listas e transações de um programa externo para o arquivo de dados da sua empresa. Os programas com suporte que podem importar para o QuickBooks incluem o Microsoft Excel, outros programas de planilhas e aplicativos adicionados à instalação padrão do QuickBooks. Além disso, o utilitário Rebuild Data pode criar transações duplicadas em uma tentativa de recuperar transações irrecuperáveis.

Ponto de venda

Ocasionalmente, os clientes são digitados duas vezes na lista de clientes no sistema de ponto de venda. Se um funcionário digitar um nome incorretamente, incluir um nome do meio em uma entrada e deixar de fora em outra ou simplesmente não verificar se o cliente já existe, pode ocorrer uma entrada duplicada. Você pode remover essas duplicatas no ponto de venda e no QuickBooks. Para mesclar clientes duplicados, selecione o registro do cliente que você deseja combinar e selecione o menu "Desejo" e clique na opção "Mesclar". Confirme a mesclagem selecionando a opção "Mesclar clientes".

Transações baixadas

A inserção manual de transações e o uso do recurso de atualização automática podem criar entradas de transações duplicadas. Para evitar isso, você pode desativar o download do histórico de transações do site do seu banco. Uma opção melhor envolve o uso do recurso de reconciliação para fazer a correspondência entre as transações baixadas e as transações inseridas manualmente. Selecione o menu "Banking" e escolha "Reconciliar" na lista de opções. Em seguida, selecione a conta com as entradas duplicadas, os dados da instrução e siga os prompts no assistente para reconciliar suas transações e excluir quaisquer entradas duplicadas verdadeiras.

Encontrando e consertando duplicados

O arquivo QBwin.log armazena informações sobre transações duplicadas. Depois de abrir o arquivo, digite "Ctrl-F" para abrir a janela Localizar. Procure a palavra duplicada em qualquer uma das entradas e combine as duplicatas com o nome, a conta ou a mensagem associada ao arquivo duplicado. Para resolver os nomes de arquivos duplicados, abra o cliente associado, o fornecedor ou a lista de inventário e altere a ortografia de cada duplicado. Você deve alterar pelo menos um caractere para resolver a duplicata.