As desvantagens de usar o software de contabilidade

Quase todos os artigos ou relatórios que você lê hoje falam sobre as vantagens e, às vezes, a necessidade de os empresários incorporarem a tecnologia em todos os aspectos de seus negócios. Mas um pacote de software de contabilidade não é necessariamente a melhor ideia para cada pequena empresa. Se você é independente ou possui uma pequena empresa, você deve considerar o lado negativo de utilizar o software de contabilidade, bem como as vantagens obtidas.

Custo

Embora alguns pacotes de contabilidade para pequenas empresas tenham um preço razoável, o custo do software não é o único custo de usar o software. Software de contabilidade requer padrões mínimos para uso do computador em relação à memória RAM, velocidade do processador e memória do disco rígido. Fazer um backup de seus dados contábeis também pode exigir mais espaço de armazenamento do que uma planilha do Excel, que é facilmente copiada para uma unidade flash. O suporte técnico para o software pode custar mais, e você pode incorrer em taxas anuais de licenciamento para receber atualizações. Se você não tiver experiência em instalação de software ou configuração contábil, também poderá incorrer no custo de contratar um consultor para realizar essas tarefas para você.

Dificuldade

Alguns pacotes de software de contabilidade são projetados especificamente para não contadores, mas você ainda terá uma curva de aprendizado ao converter qualquer pacote de software. Se você nunca usou o software de contabilidade antes, aprender os termos contábeis, layouts e determinar uma configuração adequada pode ser mais difícil do que os benefícios recebidos da utilização do software. Executando seu próprio negócio já vem com bastante estresse e agravamento. Você não deve adicionar o estresse do software de contabilidade de aprendizado à mistura a menos que seja absolutamente necessário ou os ganhos de utilizar o software superam as perdas.

Tempo

As despesas de processamento e as faturas no software de contabilidade geralmente levam mais tempo do que simplesmente registrar a despesa em um bloco de contabilidade ou software de planilha e criar faturas manuscritas ou faturas baseadas em planilhas. Se o uso do computador não for uma grande parte de sua rotina diária, o tempo necessário para processar dados financeiros diários básicos poderá superar qualquer benefício obtido com o software.

Manutenção

A manutenção do software de contabilidade não inclui apenas a execução de atualizações para o pacote de software contábil, mas também a manutenção e atualização de todos os equipamentos necessários para utilizar o software contábil, pois novas versões podem exigir equipamentos atualizados. Esse equipamento geralmente inclui seu PC ou laptop, monitor, impressora, conexão à Internet e modem, unidade de backup e sistema operacional. Se você não deseja gastar tempo e dinheiro para manter seu equipamento em conformidade com o software de contabilidade, é melhor seguir a contabilidade da planilha ou contabilidade.