Comunicação E-mail Efetiva

Um email eficaz produz o resultado pretendido pelo escritor. Se, por exemplo, a mensagem for uma solicitação de informações até uma determinada data, o destinatário entenderá. Um email eficaz fornece ao destinatário uma compreensão clara da intenção do remetente. E-mails mal escritos, por outro lado, podem causar confusão e criar uma opinião negativa do remetente. Empresas de todos os tamanhos podem obter um padrão aceitável de comunicação por escrito, incluindo e-mail, oferecendo instruções internas sobre redação comercial e exigindo o uso de um manual de estilo.

Padrões de email

A escrita nos e-mails deve ser clara, concisa e gramaticalmente correta. Má gramática, erros de ortografia e estrutura de frases incorretas podem distrair o leitor. Os escritores devem tentar ser diretos, informativos e orientados a soluções. E-mails breves e sucintos são fáceis de ler e normalmente conseguem transmitir a mensagem. O tamanho ideal da mensagem pode ser de dois ou três parágrafos de no máximo cinco linhas. O escritor deve declarar o objetivo do e-mail no início da mensagem e fornecer o resultado desejado - como a data de vencimento de uma resposta - no final.

A linha de assunto

Pense na linha de assunto como a manchete de um artigo de jornal ou revista. Deve ser poderoso, interessante e precisamente relacionado ao conteúdo ou propósito do email. Uma boa linha de assunto chamará a atenção do destinatário e fará com que ele abra o e-mail e o leia. E-mails comerciais precisam competir com muitas outras mensagens nas caixas de entrada da empresa. Linhas de assunto vagas podem fazer com que um e-mail importante seja descartado ou ignorado. Isso pode resultar em um embarque atrasado ou em um cliente decepcionado. Pode ser eficaz repetir uma data de vencimento na linha de assunto.

Conteúdo

As saudações devem ser personalizadas o máximo possível. Se não for possível encontrar o nome de um destinatário, o email deverá ser endereçado, pelo menos, a um departamento. Um email sem um destinatário nomeado pode ficar indefinido. Não deve haver mais de um tópico por email. Se um membro da equipe estiver se comunicando com um departamento ou pessoa sobre três tópicos separados, ela deverá enviar três e-mails. Dessa forma, cada assunto continuará fazendo sentido em emails e respostas posteriores. O uso de todas as letras maiúsculas ou negrito para ênfase deve ser minimizado. Essa prática pode ser irritante para os destinatários que não se importam com essas dicas visuais. O bloco de assinaturas de e-mails comerciais deve incluir informações de contato completas.

Manual de Estilo

Uma maneira de minimizar os problemas de e-mail no trabalho é criar um manual de estilo que informe aos funcionários a maneira correta de se comunicar eletronicamente. Inicialmente, a empresa poderia aconselhar os membros da equipe a se referirem a um dos guias disponíveis nas livrarias. A empresa poderia adotar certas formas de conduzir a comunicação por e-mail a partir do livro e de outras fontes. Eventualmente, haveria informação suficiente disponível que a empresa poderia compilar em seu próprio manual de e-mail.