Requisitos de documentação para despesas de negócios com o IRS

Embora o Internal Revenue Service exija que sua empresa envie somente documentos selecionados, como formulários 1099, a documentação apropriada é fundamental se a sua empresa estiver enfrentando uma auditoria fiscal. A menos que você tenha notas e recibos adequados documentando cada despesa de negócio que você deduziu em declarações de impostos anteriores, o IRS pode achar que você é responsável por impostos atrasados, além de pesadas multas e pagamentos de juros.

Evidência Fotográfica

Para reivindicar uma dedução para um escritório em casa, você deve dedicar sua área de escritório exclusivamente para fins de trabalho. O valor do seu aluguel ou hipoteca, utilidades e até mesmo sua conta de telefone está diretamente correlacionado com a metragem quadrada deste espaço dedicado. Bonnie Lee, da revista Entrepreneur, sugere tirar fotografias datadas de seu espaço de escritório em casa como proteção em caso de uma auditoria, especialmente se a colocação ou área de seu escritório muda com o tempo. Em alguns casos, um vídeo de alguém medindo o espaço pode eliminar a necessidade de uma visita domiciliar durante uma auditoria.

Fotografias de ativos relacionados ou despesas para as quais você não possui um recibo, como uma estante nova que você está usando agora em seu escritório em casa, também são úteis.

Manutenção de registros de longo prazo

O IRS pode auditar um retorno de anos atrás, por isso é importante manter registros antigos. Em entrevista à revista Inc., a firma de contabilidade Hirsch & Silberstein sugere manter todos os recibos, cheques cancelados e extratos bancários por pelo menos sete anos. Sempre mantenha registros imobiliários e cópias de todas as declarações de impostos anteriores, independentemente da idade.

Documentação de Funcionário

De acordo com o IRS, você deve ter todos os funcionários preencherem o formulário I-9: Verificação de elegibilidade de emprego. Você também deve solicitar que os funcionários preencham o Formulário W-4: Certificado de Provisão de Retenção de Empregado para calcular o valor a ser retido de seus contracheques. Contratantes freelancers e outros trabalhadores ocasionais devem preencher o Formulário W-9: Solicitação de Número de Identificação do Contribuinte e Certificação. Mantenha as cópias originais de todos esses formulários indefinidamente.

Se você tem funcionários, sua empresa deve apresentar o Formulário W-2: Declaração de Salários e Impostos com o IRS e distribuir uma cópia ao funcionário e à Administração do Seguro Social até 31 de janeiro de cada ano. Se você contratou contratados independentes, você deve enviar o formulário 1099-MISC ao IRS e fornecer uma cópia ao contratado até 31 de janeiro de cada ano.

Recebimentos para compras e despesas

A Publicação de IRS 583 descreve uma lista completa de compras e despesas para as quais incentiva os proprietários de negócios a manter registros. Um método específico de manutenção de registros não é necessário, mas você deve ter documentação suficiente para verificar qualquer despesa ou compra que você reivindicou em suas declarações fiscais, além da verificação de todas as receitas de negócios. Organize os recibos por ano fiscal e categoria para referência futura fácil.