Soluções econômicas de cópia de fax para um escritório de pequenas empresas

Máquinas de cópia e fax podem ser uma despesa significativa, com algumas máquinas de ponta gastando dezenas de milhares de dólares. Fazer cópias e enviar faxes, no entanto, também pode ser uma parte importante de sua empresa para tudo, desde manutenção de registros e faturamento até correspondências e contatos com fornecedores. Diante da necessidade de equipamentos de fax e cópia e do alto custo dos dispositivos, as pequenas empresas podem considerar várias outras opções econômicas para suas necessidades de cópia e fax.

Leasing de fax e copiadoras

Muitas pequenas empresas preferem alugar equipamentos de escritório caros para reduzir o custo inicial de fazer uma compra tão grande. Dependendo do contrato de serviço, a locação pode ajudá-lo a evitar a despesa de reparar suas máquinas de cópia ou fax quando surgirem problemas. Esta é uma vantagem especialmente valiosa no caso de copiadoras que, devido à tensão mecânica de tantas partes móveis sensíveis, são propensas a falhas de funcionamento. Algumas empresas de leasing de equipamentos de escritório também oferecem descontos a seus clientes em acessórios ou itens como cartuchos de toner.

Razões para comprar diretamente

Embora o leasing ofereça estabilidade financeira por meio de pagamentos mensais fixos, pode ser uma opção mais cara ao longo do tempo para algumas pequenas empresas. As empresas que não usam equipamentos de fax e cópia com freqüência ou intensidade suficiente para arriscar danos importantes ou passar por muito toner podem achar mais conveniente comprar um sistema básico de imediato. Para pequenas empresas com um orçamento apertado, diferentes opções de financiamento podem reduzir os custos iniciais e alguns equipamentos usados ​​com grandes descontos podem estar disponíveis em outras empresas locais.

Soluções de fluxo de trabalho

As máquinas de fax e cópia mais baratas são aquelas que você não compra. Antes de comprar ou alugar uma máquina, certifique-se de que precisa e não pode substituir suas funções por outros equipamentos e processos. Enviar faturas em PDF e se comunicar com seus clientes e fornecedores digitalmente, por exemplo, pode remover completamente a necessidade de um aparelho de fax. Um scanner relativamente barato também pode ajudá-lo a fazer cópias digitais de documentos, permitindo que uma impressora substitua a função de uma copiadora. Considere cuidadosamente os custos e benefícios dessas opções, calculando o custo por página de impressão versus cópia - que varia muito dependendo do equipamento - para determinar a melhor opção para sua pequena empresa.

Serviços de fax pela Internet

No caso de aparelhos de fax, os serviços de fax via Internet podem ser uma opção conveniente e econômica para certas pequenas empresas. Operadores como FaxZero, Nextiva, MyFax e eFax fornecem uma conta e um número de fax para receber faxes, mas você recebe faxes como um formato de documento digital. Você também pode enviar documentos digitais que serão impressos a partir de uma máquina de fax na extremidade de recepção. Esses serviços ajudam você a evitar as despesas de comprar uma máquina de fax e suprimentos. Os planos de serviços básicos variam de US $ 14 a US $ 20 por mês.