Protocolo de Comunicações Eletrônicas

Os avanços na tecnologia revolucionaram a forma como as empresas se comunicam interna e externamente. De muitas maneiras, a comunicação via e-mail, mensagem de texto e mensagem instantânea abre canais para a troca efetiva e confiável de informações. No entanto, a velocidade pode resultar em sobrecarga de comunicação, falta de comunicação e violações de privacidade. Criar protocolos de comunicação eletrônica alivia esses problemas comuns.

Criar protocolo padrão

Desenvolva diretrizes por escrito para os funcionários que descrevam as melhores práticas para comunicação eletrônica. Defina as circunstâncias nas quais é apropriado encaminhar um email para outra parte, para a CC uma cópia de uma comunicação por email para outras pessoas na empresa, e quando é e não é apropriado ocultar um destinatário em um email, particularmente um de um natureza sensível. Isso reduz o tempo que os funcionários passam analisando as comunicações eletrônicas que não são vitais para suas funções de trabalho.

Formatação e Linhas de Assunto

Defina um protocolo padrão para o modo como a comunicação eletrônica é formatada. Incentive o uso de uma linha de assunto breve, mas descritiva, e uma linha de assinatura padrão que inclua nome, título e informações de contato. A formatação deve estar em uma fonte e tamanho comuns. Proibir o uso de todas as letras maiúsculas, fontes elaboradas, cores ou texto em tamanho de ponto extremamente pequeno ou grande.

Limitar o conteúdo do email

Limite os tipos de emails que podem ser distribuídos internamente. As empresas correm o risco de perda de produtividade se os funcionários adquirirem o hábito de trocar piadas por e-mail, links e outros materiais que não sejam pertinentes ao trabalho. Defina parâmetros para o que é considerado uma troca de informações apropriada entre colegas no seu local de trabalho.

Melhores práticas do instituto

Explique aos funcionários as formas mais eficientes de se comunicar eletronicamente. Por exemplo, incentive os funcionários a não responderem com uma resposta “sim” ou “não” a uma pergunta ao responder uma consulta, mas sim a elaborar a resposta. Por exemplo, se um gerente enviar a um subordinado um e-mail perguntando se um relatório será concluído a tempo para uma reunião do conselho, as respostas mais apropriadas são “Sim, o relatório será feito às 3 horas da tarde” ou “Eu tenho Se tiver alguns problemas com o relatório que não serão resolvidos até amanhã, o relatório não será feito a tempo para a reunião da diretoria desta tarde. ”Essa abordagem elimina qualquer mal-entendido ou falta de comunicação.

Definir Comunicação Externa Apropriada

Ao comunicar-se com clientes, clientes e fornecedores, incentive seus funcionários a usar a mesma abordagem profissional e palavreado em comunicação eletrônica que usariam em correspondência formal por escrito. Isso inclui o uso de títulos, abertura e fechamento de negócios padrão e evitar gírias ou mensagens de atalho comuns à comunicação eletrônica. Além disso, desestimule os funcionários a encaminhar emails para uma parte externa sem uma explicação de acompanhamento descrevendo a finalidade da mensagem encaminhada.

Protocolos de Mensagens de Texto

Mensagens de texto em telefones inteligentes ou através de outros dispositivos eletrônicos são uma maneira abreviada de se comunicar com parceiros de negócios. Cuidados devem ser tomados para soletrar corretamente, manter o profissionalismo e proteger a privacidade. Verifique novamente os destinatários antes de pressionar “Enviar” para que as mensagens eletrônicas sejam enviadas apenas aos destinatários pretendidos e evite compartilhar informações confidenciais, confidenciais ou proprietárias por meios eletrônicos.