Como escrever uma carta introdutória para uma organização sem fins lucrativos que precisa de dinheiro

Organizações sem fins lucrativos costumam usar solicitação de mala direta em esforços de arrecadação de fundos. Uma carta introdutória é uma abertura para uma proposta que solicita uma quantia específica de financiamento para uma causa específica. A carta deve ser detalhada, precisa e deve fornecer ao leitor todas as informações necessárias para tomar uma decisão informada sobre se deve apoiar a organização sem fins lucrativos através de uma contribuição financeira. A carta também deve incluir anexos, como literatura que descreve a missão e os programas da organização sem fins lucrativos.

Preparando uma carta profissional

Para ser eficaz, uma carta solicitando uma contribuição financeira deve ser impressa em papel timbrado da organização sem fins lucrativos e dirigida à pessoa mais apropriada da organização. Antes de redigir uma carta, entre em contato com a empresa com a qual você está se correspondendo e solicite o nome do responsável por avaliar as solicitações de doações. Pode ser um diretor de relações com a comunidade, um administrador filantrópico ou, em empresas maiores, um diretor de contribuições de caridade. Dirigir uma carta à pessoa apropriada aumentará as chances de a solicitação ser concedida.

Crie uma introdução atraente

Sua carta deve começar com a apresentação da organização sem fins lucrativos e a descrição de seu objetivo e missão. Escreva uma declaração de um parágrafo que detalha por quanto tempo a organização existe, a população a que ela serve e a razão pela qual a organização sem fins lucrativos solicita apoio financeiro. Por exemplo: “A organização das crianças da ABC está em operação desde 1945. A organização existe para fornecer serviços de saúde para crianças em risco na área de três condados. Recentes cortes no financiamento do governo resultaram em um déficit orçamentário para nossa organização, que estamos nos esforçando para superar ”.

Envolva-se com o alinhamento da missão

A carta deve envolver a perspectiva, mostrando como a missão da organização sem fins lucrativos está alinhada com a da empresa. Isso requer pesquisa antes de escrever a carta.

Exemplo

Janet trabalha para a Alice's Closet, uma organização sem fins lucrativos que fornece roupas para as mulheres de rua usarem nas entrevistas de emprego. Agora ela está liderando um esforço anual de arrecadação de fundos para apoiar a missão da Alice's Closet. Ela descobre que o proprietário de uma loja local, a Serendipity, está ativa em um programa de orientação para jovens mulheres. Em sua carta de angariação de fundos, Janet escreve:

Sua loja é uma varejista respeitada em nossa área e todos elogiam as belas roupas e acessórios que ela vende. Além disso, a comunidade também aprecia a forma como você se posiciona para as mulheres jovens, proporcionando orientação e um forte modelo. Devido ao nosso compromisso compartilhado com a comunidade e as mulheres, estamos pedindo que você considere uma doação para o Alice's Closet.

Faça seu pedido

Após a introdução, declare, em termos específicos, o que você está procurando do destinatário da carta. Se você estiver procurando por suporte financeiro contínuo ou por uma doação única, defina claramente o que você precisa, quando você precisa e como ele será usado. Por exemplo: “Estou escrevendo hoje para solicitar uma contribuição financeira de US $ 1.000 para apoiar a clínica de triagem de saúde que fornecemos em uma base bimensal. Esse financiamento será usado para custear vacinas e suprimentos médicos e atenderá a mais de 350 crianças locais em risco. Começaremos a oferecer o serviço em 1º de outubro deste ano civil, e devemos ter o financiamento em vigor até 1º de setembro. ”

Reconheça sua generosidade

Resuma sua carta agradecendo à empresa por reservar um tempo para considerar a solicitação. Agradecer aos doadores pelo seu tempo e esforço é uma boa prática. Depois que eles fizerem o presente, é importante agradecer às empresas por seu apoio para ajudar a manter boas relações.

Escreva uma conclusão efetiva

Feche sua carta com um apelo à ação e observe qual acompanhamento ocorrerá. Por exemplo: "Um representante de nossa organização entrará em contato com você ainda esta semana para discutir como sua boa administração corporativa pode beneficiar a comunidade por meio desta iniciativa." Faça referência a quaisquer anexos incluídos na carta, como um folheto informativo, uma cópia de sua verificação de status sem fins lucrativos ou outras garantias que serão úteis para promover a missão de sua organização e apoiar as necessidades descritas em sua carta de solicitação.