Exemplo de atas de reunião

As atas de reuniões não são apenas um resumo do que foi dito na reunião da semana passada. As atas podem ser documentos legais formais que representam a ação oficial do conselho de administração de uma empresa ou a liderança de uma entidade governamental. Como as atas são o registro oficial de atividades comerciais e governamentais, vale a pena desenvolvê-las de maneira eficaz. Se você escrever à mão notas em papel, pode ser útil se você tiver um formulário pré-impresso para poder colocar as informações apropriadas onde quer que estejam. Você também pode criar um formulário de computador se levar seu notebook ou notebook eletrônico durante a reunião.

Informação de cabeçalho

Minutos incluem um cabeçalho da data e local da reunião. O cabeçalho registra quem estava presente e quem teve uma ausência justificada, e normalmente identifica a pessoa que serviu como presidente da reunião e secretário de registro.

Reuniões que ocorrem simultaneamente em vários lugares - por exemplo, por meio de videoconferência - geralmente registram a participação com base na localização.

EXEMPLO: "Ata da Reunião do Conselho de Administração da Companhia A-1 4 de maio de 2017 Sala da Diretoria Executiva, Edifício da Sede

Robert Johnson, presidente e Kyle McGregor, secretário de gravação

Presente: R. Johnson, M. Pérez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark "

Material introdutório

As atas geralmente começam com o horário exato em que o presidente da mesa convocou a reunião para fazer o pedido. Na maioria das reuniões, os primeiros itens da agenda incluem apresentações, comentários do presidente e aprovação da ata da reunião anterior.

Capture os principais pontos oferecidos durante as observações do presidente da mesa. Se os membros oferecerem alguma emenda à ata da reunião anterior, registre as alterações com precisão.

EXEMPLO: "O Sr. Johnson convocou a reunião às 2:46 da tarde. Depois de apresentações informais, Johnson anunciou que seu gato deu à luz recentemente seis filhotes. Com a moção da Sra. Hawthorne, as atas da reunião de julho foram aprovadas por unanimidade. a excepção de que a palavra «camião» no nº 15 é atingida e substituída pela palavra «semi-tractor» ».

Agenda de Consentimento

Embora cada reunião tenha uma estrutura diferente, reuniões formais - especialmente para grupos governamentais - geralmente começam com uma "agenda de consentimento", que é pouco mais que uma série de relatórios e declarações que não exigem votação. A agenda de consentimento geralmente inclui correspondência, relatórios de comitês e outros materiais informativos.

Registre os principais pontos para cada item discutido durante a agenda de consentimento, identificando o assunto da conversa e quaisquer comentários importantes oferecidos pelos membros durante a discussão aberta.

EXEMPLO: "A Sra. Smith leu no registro uma carta da XYZ Manufacturing Company datada de 4 de novembro. A carta elogiava o profissionalismo da divisão de transporte em acelerar a entrega de produtos de alto perfil. Perez, em nome da divisão de transporte, disse que A XYZ fez um excelente trabalho ao fornecer instruções detalhadas sobre rotas. "

Agenda de negócios

A agenda de negócios é onde a ação é - a parte da reunião onde os membros debatem e votam em vários itens de ação.

Para as atas formais, o secretário deve transcrever a moção atual que está sendo votada e a contagem real de votos, incluindo quem votou a favor e contra a questão. Normalmente, o secretário também captura um resumo do debate, incluindo os principais pontos apresentados por cada membro que falou.

Tecnicamente, não existe um voto para "abster-se". Abster-se significa não votar de todo. As pessoas que desejam registrar que não são nem a favor nem se opõem a um assunto devem votar "presentes" em seu lugar.

EXEMPLO: "Johnson abriu uma discussão sobre uma fatura da ABC Widgets por US $ 21.434, 87. Hatoyama disse que a fatura foi aprovada pelo comitê de finanças na semana passada. Michaels disse que apóia o trabalho em andamento com a ABC Widgets. Hatoyama aprovou a fatura da ABC Widgets, Inc., por US $ 21.434, 87. A Sra. Sandborn secundou. O movimento levou 4-2, com Hatoyama, Sandborn, Michaels e Smith a favor e Perez e Clark se opuseram. "

Materiais conclusivos

A maioria dos minutos normalmente termina com a hora em que a reunião é encerrada. As atas são assinadas pelo presidente e pelo secretário de registro, embora, se o secretário for um membro votante do grupo, a assinatura do secretário seja suficiente.

EXEMPLO: "Johnson adiou a reunião às 19h14. A próxima reunião está marcada para 5 de agosto às 15h na sala do conselho executivo.

Assinado, Robert Johnson, presidente do conselho Kyle McGregor, secretário de gravação "