Exemplos de planos do Microsoft Project

O Microsoft Project, software de gerenciamento de projetos da Microsoft, é um pacote de software abrangente que permite a supervisão completa e fácil do projeto por meio do desenvolvimento de planos de projeto. Esses planos permitem que os gerentes estabeleçam tarefas e marcos do projeto, atribuam recursos, identifiquem dependências de tarefas e estimem as durações das fases, tornando o software uma ferramenta útil para vários tipos de projetos, desde projetos de construção e marketing até empreendimentos artísticos e de manufatura. A suíte permite que os gerentes se organizem e antecipem complicações em todos esses projetos de exemplo.

Criando Tarefas para o Plano de Projeto de Marketing

Novos projetos podem parecer assustadores a princípio, com objetivos ambiciosos e de longe parecendo quase inatingíveis. O Microsoft Project, no entanto, ajuda a dividir grandes projetos em conjuntos de tarefas menores, tornando o projeto muito mais fácil de gerenciar e implementar. No caso hipotético de uma campanha de marketing na Web, um plano de projeto dividiria a campanha em suas partes constituintes, como otimização de mecanismos de pesquisa, marketing de mídia social, redesenho de sites e programas de afiliados. Cada uma dessas áreas amplas poderia ser dividida em tarefas menores, como "preparar pesquisa de mercado em sites concorrentes", "obter cotação para novo site" e "mock-ups completos de novo design" na seção de redesign do site. O projeto da Microsoft também permite aos usuários "recuar" e "passar despercebidos" tarefas para criar uma hierarquia de importância para o projeto geral e chama o conjunto completo de todas as tarefas de "estrutura analítica do trabalho".

Atribuindo Recursos para Plano de Projeto de Filme

Quando um projeto é dividido em suas tarefas constituintes, o Microsoft Project permite que os usuários atribuam recursos a cada tarefa. Os recursos incluem tudo, desde ativos financeiros até equipamentos e funcionários. Para usar um projeto de filme como exemplo, o plano do projeto designaria diferentes câmeras e filmaria de equipamentos, orçamentos e técnicos para cada conjunto ou local de filmagem, onde cada tomada seria uma tarefa com seus próprios recursos atribuídos. Esse esquema organizacional permite que os gerentes de projetos visualizem melhor suas necessidades de recursos, distribuam os recursos disponíveis de maneira eficaz e orçamentem de acordo.

Estimando as Durações das Tarefas para Manufatura

No caso de um projeto de manufatura, onde uma planta acaba de receber um pedido de 800 flashes, um plano de projeto completo também inclui estimativas da quantidade de trabalho necessária para concluir o projeto e a duração esperada do projeto até a entrega. Se levar uma hora para fabricar um flash, o projeto exige 800 horas de trabalho, o requisito de trabalho para o projeto. A duração do projeto é então determinada pela alocação de recursos para o trabalho. Se 10 funcionários, cada um trabalhando em um dia de oito horas, participarem do projeto, a fábrica produzirá 80 flashes por dia e a duração total do projeto será de 10 dias úteis. Essas estimativas do plano do projeto ajudam a determinar os impactos de diferentes alocações de recursos e permitem a entrega oportuna do projeto.

Identificando dependências de tarefas no plano do projeto de construção

Nem todas as tarefas podem ser concluídas simultaneamente na maioria dos projetos. No caso de um projeto de construção, por exemplo, os carpinteiros não podem instalar as janelas de uma casa até que os construtores tenham concluído as paredes ao redor das janelas. Esses relacionamentos são chamados de "dependências" no Microsoft Project e o plano do projeto permite representar esses relacionamentos por meio de um gráfico de Gantt visual. Essencialmente, um gráfico de Gantt toma as durações declaradas de cada tarefa e, sempre que o usuário indicar uma dependência entre fases, organiza as tarefas para deixar claro que não é possível iniciar até que a última tenha sido concluída. Essa organização sequencial permite que os gerentes antecipem possíveis atrasos e preparem um cronograma realista para um projeto com inúmeras dependências. Para retornar ao exemplo, se os acabamentos da parede levarem quatro semanas e forem um pré-requisito necessário para o processo de duas semanas de instalação do Windows, o processo completo leva seis semanas e qualquer atraso na primeira tarefa resultará em um atraso semelhante no início. segundo.