Exemplos de falta de comunicação no local de trabalho

Como empreendedor, você provavelmente é um otimista - alguém que vê um copo meio cheio, não meio vazio - mas com muito espaço para melhorar. Mesmo assim, os resultados de um relatório importante sobre a comunicação no local de trabalho podem ser uma assustadora verificação da realidade. Por exemplo, o relatório “ O estado da falta de comunicação: 6 ideias sobre a comunicação efetiva no local de trabalho ” revelou que metade dos 1.344 entrevistados da pesquisa tem conversas “excelentes” ou “excelentes” no trabalho, com seus pares e com seus gerentes. . A outra metade considerou suas conversas como “medíocres”, “ruins” ou “ruins”. Então, você consideraria os resultados do relatório como um “copo” que está “meio cheio”? Ou você consideraria o copo "meio vazio"?

O relatório, combinado com outros boletins do setor, fornece insights fantasticamente valiosos sobre como melhorar o valor da comunicação no local de trabalho; Basicamente, o objetivo é completar esse vidro para que ele seja visto como cheio de qualquer ângulo. Muitas dessas percepções vêm por meio de exemplos de mal-entendidos na comunicação. Você provavelmente reconhecerá alguns deles. Outros podem fazer você rir, menos por seu valor cômico do que pelo fato de serem tão universais. Mas você pode aprender com todos eles para que você e seus funcionários possam melhorar a qualidade de suas comunicações e aproveitar ao máximo seu tempo e recursos.

“Aprender as habilidades necessárias para ter conversas eficazes é fundamental se quisermos criar mudanças e produzir resultados reais, tanto dentro como fora do escritório”, dizem os patrocinadores do relatório, Quantum Workplace and Fierce Conversations. "Toda organização deve fornecer aos seus funcionários as ferramentas e as oportunidades para ter conversas significativas e produtivas."

O custo de falta de comunicação

Antes de considerar alguns dos exemplos mais comuns de falta de comunicação, pode ajudar a manter um pensamento central - sobre como mitigar a falta de comunicação. Como os patrocinadores do relatório afirmam:

“Para muitos de nós, a maior barreira para ter conversas de alta qualidade é que temos medo de compartilhar o que realmente estamos pensando e sentindo. Nós nos esquivamos e não avançamos quando a oportunidade está na mesa para expressar nossas preocupações. Ser real é assustador, mas são as conversas irreais que devem nos assustar, porque são incrivelmente caras ”.

O quão caro essas falhas de comunicação são - em termos de custos financeiros e humanos - é igualmente intimidante. Uma pesquisa com 403 executivos seniores, gerentes e funcionários júniores realizada pela The Economist Intelligence Unit e pela Lucidchart descobriu que falhas de comunicação no local de trabalho levam a:

Níveis mais altos de estresse ( entre 52% dos entrevistados)
Atraso ou falha na conclusão de projetos ( entre 44% ) Baixa moral ( entre 31% ) Metas de desempenho perdidas ( entre 25% ) * Vendas perdidas ( entre 18% )

Embora seja difícil fixar um valor em dólar para a maioria dessas consequências, os entrevistados que participaram das “Barreiras de comunicação no local de trabalho moderno” avaliaram um terço das vendas perdidas entre US $ 100.000 e US $ 999.999.

“Nosso estudo com a Economist Intelligence Unit confirma que as falhas na comunicação têm um profundo impacto sobre todos na organização, independentemente de gênero, geração ou senioridade dentro da empresa”, disse Nathan Rawlins, diretor de marketing da Lucidchart. “Compreendendo as causas e o impacto de comunicações deficientes, os líderes empresariais podem se concentrar na criação de estratégias para criar inclusão e diversidade cognitiva no local de trabalho.”

Os exemplos de mal-entendidos

A maioria das formas de falha de comunicação no local de trabalho pode ser atribuída a 10 causas comuns, se não conhecidas. Mas preencher esse copo de otimismo - em outras palavras, aterrissar em um remédio - às vezes é mais complicado.

Exemplo de falta de comunicação 1

“ Não me culpe; olhe para você"

Presumivelmente, ninguém se propõe a ser um mau comunicador. Da mesma forma, ninguém se propõe a interpretar mal as informações. Assim, quando ocorre uma falta de comunicação, ele aciona um mecanismo de defesa, tornando tudo muito fácil, e também culpa o "outro cara".

Quase 81% dos funcionários da pesquisa Quantum-Fierce disseram que a falta de comunicação no local de trabalho ocorria com muita frequência, freqüentemente ou ocasionalmente . Mas apenas metade dos entrevistados admitiu que eles estavam "diretamente envolvidos" na falta de comunicação. A outra metade disse que eles nunca foram, quase nunca ou raramente envolvidos diretamente.

Encha o copo: Então, quem é responsável por conter a falta de comunicação? Os entrevistados da pesquisa não conseguiram nem concordar com esse ponto, com cerca de 53% apontando para “todos os grupos de funcionários” e 32, 5% para supervisores e gerentes.

Exemplo de falta de comunicação 2

“ Melhor não dizer nada do que ser mal interpretado”

Nada pode matar uma conversa mais rápido do que alguém que se recusa a ter uma conversa. Cerca de metade dos funcionários da pesquisa disseram que "raramente" falam no trabalho. Mas quando eles o fazem, curiosamente, cerca de 52% estão mais inclinados a se abrir para seu gerente imediato, enquanto apenas 47, 5% disseram que se voltariam para seus colegas de trabalho. Mais do que um jarro de água alto é necessário aqui; Essas descobertas sugerem aos autores da pesquisa que muitos locais de trabalho sofrem de um “problema cultural”.

Encha o copo: Fomentar uma cultura “com poder de voz” requer que os pequenos empresários desenvolvam um senso de confiança ao:

Manter uma presença visível no local de trabalho. Ser justo e consistente. Comunicar honestamente e reconhecer a incerteza quando ela existe. Demonstrando seus valores (não apenas defendendo-os). Incentivar o feedback dos funcionários e as interações no local de trabalho.

Exemplo de falta de comunicação 3

“ Por favor, não mais reuniões”

Um pouco mais de 55% dos entrevistados da Quantum-Fierce disseram que as reuniões eram uma fonte primordial de problemas de comunicação no local de trabalho, em grande parte porque os entrevistados:

Interprete mensagens e objetivos de maneira diferente. Sinta-se desconfortável expressando suas opiniões. Acredite que muito tempo é gasto em tópicos sem importância.
Diga que muito pouco tempo é dedicado a perguntas e discussões. * Culpe os conflitos de personalidade entre sua equipe.
Afirme que as reuniões têm pouca estrutura.

Encha o copo: é possível que os pequenos empresários realizem reuniões produtivas - e as que duram 15 minutos ou menos - por:

Criação e envio de uma agenda de reuniões de antemão. Esperando que os funcionários contribuam. Endereçando os “próximos passos” antes do adiamento.

Exemplo de falta de comunicação 4

“ As avaliações de desempenho são uma perda de tempo”

Cerca de 63% dos entrevistados disseram que as análises de desempenho individuais - entre eles e seus supervisores diretos - eram as principais fontes de falta de comunicação. Embora as revisões possam ser o momento ideal para um funcionário e supervisor forjar uma “reunião das mentes”, os funcionários disseram que a falta de comunicação se deve a:

Desconfie de que suas preocupações serão ouvidas. * Frustração de que objetivos claros não foram definidos.
Prioridades diferentes * Muito tempo gasto em tópicos sem importância.
A revisão tem pouca ou nenhuma estrutura.
Sentindo-se desconfortável em pedir esclarecimentos.

Encha o vidro: os proprietários de pequenas empresas podem transformar avaliações de desempenho em sessões produtivas:

Garantir que o sistema de revisão seja tão claro quanto abrangente. Esclarecendo pontos cruciais com exemplos. Incentivar os funcionários a fazer perguntas e contribuir. * Objetivos do gráfico.
Resumindo a revisão no final.

Exemplo de falta de comunicação 5

" Culpa minha tecnologia"

Quase metade (ou 46%) dos entrevistados da Quantum-Fierce apontou para a tecnologia (especialmente e-mail e mensagens de texto) como contribuintes para a falta de comunicação. Eles apontaram algumas verdades óbvias ao dizer que a tecnologia frequentemente:

Não oferece a oportunidade de perguntas e esclarecimentos. * Elimina a oportunidade de ouvir o tom de voz e inflexões.
Não incorpora expressões faciais e gestos.

Encha o copo: Claramente, as nuances da comunicação cara-a-cara fazem dela uma forma superior de comunicação - e que deve levar a menos erros de interpretação. Os autores da pesquisa da Quantum-Fierce sugerem que “as organizações precisam investir em treinamento em torno da comunicação assistida por tecnologia e fornecer orientações sobre quando as chamadas telefônicas ou conversas cara a cara são mais apropriadas”.

Exemplo de falta de comunicação 6

“ Desculpem meu abismo de gerações”

A pesquisa da revista The Economist trouxe à luz o que muitas pessoas estão compreensivelmente tímidas em abordar no local de trabalho: diferentes prioridades e níveis de conforto com a tecnologia. Cerca de um terço da geração do milênio concentra-se no processo no local de trabalho, enquanto aproximadamente a mesma porcentagem dos Baby Boomers e da Geração X valorizam mais as conexões humanas e a formação de relações pessoais. Enquanto um terço da geração do milênio confia nas mídias sociais e mensagens de texto, apenas cerca de 12% das gerações mais velhas fazem isso.

Encha o copo: Para os pequenos empresários, a diplomacia pode ser um processo longo. "Os futuros líderes devem ter a capacidade de se comunicar através de estilos e modos, atingindo gerações", escrevem os autores da pesquisa. “Como comunicadores funcionais, os millennials provavelmente continuarão a usar várias novas ferramentas à medida que ascendem e envelhecem. O truque será adaptar o uso de cada um aos diferentes estilos de comunicação em torno deles. Da mesma forma, as gerações mais velhas devem estar dispostas a adotar novas ferramentas de comunicação que os líderes em desenvolvimento estejam usando para se conectar e inovar ”.

Exemplo de falta de comunicação 7

" Perdoe-me, enquanto eu pulo para conclusões"

Seria um dia raro, na verdade, quando um funcionário admitiria que ele faz suposições e tira conclusões sem ter tempo para verificar as informações com alguém "no conhecimento". Na realidade, isso acontece o tempo todo, tanto na comunicação escrita quanto na verbal. Um excelente exemplo: um gerente que fala de “eficiência reprodutiva” e o funcionário que interpreta as palavras como código para “demissões”. Na verdade, o gerente poderia estar se referindo à necessidade de ser mais eficiente com o fornecimento de papel para copiadora de escritório. Já é bastante ruim quando suposições são deixadas para apodrecer em particular; tal falha de comunicação se agrava se um funcionário dissemina falsas suposições para outras pessoas.

Encha o copo: Um remédio relativamente simples, proposto pela The 2 Percent Factor, uma empresa de consultoria de gestão: os gerentes devem ser claros e ilustrativos em suas observações. E os funcionários devem pedir esclarecimentos. Em um clima de confiança, eles geralmente irão.

Exemplo de falta de comunicação 8

" Estou tentando o meu melhor para impressionar você"

Proprietários de pequenas empresas não são os únicos que querem ser vistos como inteligentes, experientes e profissionais. Os funcionários abrigam a mesma necessidade. Mas às vezes eles fazem o caminho errado, enlameando sua mensagem com frases e jargões complexos ou ventosos que levam à confusão e à falta de comunicação. O Fator de 2% cita um exemplo de alguém que está tentando impressionar demais: "Os funcionários devem trabalhar de forma mais sinérgica usando as melhores práticas na resolução de conflitos para garantir que atinjam a produtividade ideal". A tradução foi muito mais simples de entender: "Queremos que nossa equipe trabalhe melhor em conjunto para que eles trabalhem melhor".

Encha o copo: dizer o que você quer dizer e significar o que você diz é a essência da comunicação. Pode não ser considerado “conversa chique”; na verdade, é conversa clara. Mas a conversa simples geralmente alcança seu objetivo: ser claro, direto e, finalmente, compreendido.

Exemplo de falta de comunicação 9

" Dizer menos é mais"

Se você estiver operando sob a suposição de que “a brevidade é a melhor”, você está no caminho certo. Mas qualquer tática pode ser levada ao extremo, e "sob explicação" é um exemplo de brevidade que foi longe demais. Sob a explicação, pode criar dúvidas e confusão, levando os funcionários a preencher as lacunas (e forçando-os a voltarem a conclusões errôneas).

Encha o copo: se você não estiver pronto para divulgar todos os detalhes de que os funcionários precisam para que eles entendam sua mensagem, reconsidere o tempo. A maioria das pessoas se beneficia e aprecia exemplos e ilustrações desses detalhes. Se seus funcionários precisarem desses exemplos, eles poderão ler diretamente sobre eles. Mas pelo menos você estará fazendo sua parte como um comunicador eficaz.

Exemplo de falta de comunicação 10

" Dizer mais é mais"

O oposto de “sub-explicar” é “explicar demais”, e essa prática também é geralmente realizada por alguém que não tem certeza sobre sua capacidade de se comunicar. Ele decide atrapalhar sua mensagem em detalhes, o que geralmente é um detalhe desnecessário, fazendo com que o destinatário da mensagem se desvincule muito cedo.

* Encha o copo: * Seria fácil se houvesse algumas regras rígidas sobre quanto tempo e detalhes uma mensagem deveria ser. Se você se achar equivocado, separe sua mensagem por mais ou menos uma hora e depois retorne a ela, forçando-se a vê-la através dos olhos e ouvidos de alguém que não está informado. Pergunte a si mesmo: o que essa pessoa precisa saber? O que o ajudará a me entender? Eu usei a linguagem mais clara possível? Também pode ajudar a concluir uma mensagem com um convite para entrar em contato com você, pessoalmente, se houver dúvidas. O feedback dos funcionários pode fornecer dicas sobre como enquadrar as mensagens futuras, de modo que elas satisfaçam seu otimista interno e mantenham sua visão do copo meio cheio.