Exemplos de como escrever excelentes notas sobre um funcionário

Como um gerente de pequenas empresas ocupado, você pode pensar que não tem tempo suficiente para documentar os funcionários. Mas manter notas excelentes sobre seus subordinados pode realmente economizar seu tempo. Suas anotações serão críticas para disciplinar o funcionário ou, em última instância, para responder a uma reclamação, apelação ou discriminação. Mesmo tarefas típicas, como preparar a avaliação do funcionário, serão mais fáceis - e um retrato mais preciso - se você tiver exemplos para o ano inteiro em mãos em suas anotações.

Detalhado

Crie notas suficientemente detalhadas que requeiram uma explicação mínima. Mantenha as anotações simples e evite jargões específicos do setor, gírias da empresa ou siglas. Lembre-se de que suas anotações poderiam, algum dia, ser objeto de uma audiência de arbitragem ou de uma investigação da Comissão de Oportunidades Iguais de Trabalho, e o árbitro ou investigador precisaria ser capaz de seguir as anotações. Inclua informações específicas sobre os problemas, bem como o cargo do funcionário, as tarefas que ele foi designado e seu relacionamento com ele. Isso ajudará o leitor a colocar a informação no contexto. Escreva suas anotações logo após o incidente, para ter certeza de incluir todas as informações pertinentes. Esperar muito tempo dificultará a recuperação de todos os detalhes.

Factual

Mantenha suas anotações factuais e não exagere. Escrever "João é sempre argumentativo" ou "João nunca é pontual" reduz a credibilidade da sua documentação. Em vez disso, escreva algo mais específico: "John estava atrasado em 11 dos 22 dias úteis do mês de outubro". Ilustre seus pontos com dados estatísticos, o que também garante que sua documentação seja factual. Mesmo que uma declaração de que o desempenho de John seja "muito ruim" possa ser verdadeira, demonstre a veracidade de suas anotações mencionando que a taxa de erros de John está consistentemente acima de 60%, enquanto a taxa média de erro do restante da equipe - incluindo novos funcionários executando os mesmos deveres - é inferior a 5%.

Objetivo

Não coloque julgamento sobre o comportamento do funcionário. Mantenha seu tom neutro e objetivo. Em vez de escrever "A preguiça de Jane continuou na terça-feira. Ela rolou bem depois do intervalo e teve sua atitude ruim quando eu conversei com ela sobre isso." Jane disse que estava 15 minutos atrasada voltando de seu intervalo na terça-feira. Por isso, ela revirou os olhos e foi embora sem responder. " Mantenha-se profissional e não deixe sua frustração invadir a documentação, pois isso comprometerá seriamente a integridade e a utilidade de suas anotações.

Data, hora e assinatura

Inclua a data e a hora - tanto do incidente quanto da documentação - em suas anotações. Sem data, a documentação não pode necessariamente ser usada para provar um incidente ocorrido. Embora o e-mail seja uma ferramenta útil para confirmar uma conversa - porque contém uma data, hora, destinatário e pode até mesmo ser configurado para fornecer comprovação de entrega e recebimento - certifique-se de não substituir o aconselhamento face a face por um conversa por email. Suas anotações não devem ser uma surpresa para o funcionário. Se a nota contiver algo significativo, considere pedir ao funcionário que assine o recebimento das informações. Explique que a assinatura para o recebimento da documentação não constitui necessariamente um acordo com seu conteúdo.