Fatores a considerar ao desenvolver um sistema de informações sobre recursos humanos

Muitos gerentes dirão que os funcionários de uma empresa são seu ativo mais importante. Um sistema de informações de recursos humanos é um software ou uma solução on-line que ajuda as empresas a gerenciar esse valioso recurso de maneira consistente e fornece informações para as decisões de gerenciamento. Para desenvolver um sistema eficaz, você deve considerar os diversos fatores para lidar com tarefas como contratar novos funcionários, remuneração, promoção, planejamento para aposentadoria e sucessão.

Objetivos

Os objetivos gerais de um sistema de informação de recursos humanos são melhorar a administração de recursos humanos, aumentando a eficiência e reduzindo custos. Para atingir esses objetivos, o sistema automatiza funções padrão e torna a entrega de serviços aos funcionários mais conveniente. Esses sistemas reúnem e retêm mais informações do que os sistemas manuais mais antigos, mas, para serem eficazes, eles precisam apresentá-los em uma forma que os gerentes possam usar para tomar decisões sobre pessoal. Quando você está considerando um SIRH, certifique-se de que ele cumpre todas as funções de um sistema tradicional, oferecendo maior facilidade de uso tanto para funcionários quanto para a equipe de RH.

Funcionalidade

Um sistema de informações de recursos humanos acompanha os perfis dos funcionários e administra os benefícios. Sistemas mais avançados desenvolvem descrições de cargos na organização da empresa, combinam perfis de funcionários com os cargos e recomendam treinamento onde os perfis não correspondem à posição. Os gerentes podem usar o HRIS para planejar a promoção de funcionários ao longo de caminhos organizacionais que correspondam a seus perfis enquanto avaliam o desempenho em relação aos requisitos da posição. A função de planejamento de sucessão ajuda os gerentes a designar uma ou mais substituições possíveis para cada posição, caso a empresa perca um empregado específico.

Segurança

Um SIRH deve proteger a privacidade dos funcionários, garantindo que os dados sejam precisos e que as informações permaneçam acessíveis às partes autorizadas. Ao desenvolver o sistema, certifique-se de que ele exija nomes de usuário e senhas para acesso e que ele mantenha registros de solicitações de acesso para registrar quem está visualizando arquivos. Normalmente, esses sistemas incorporam um nível de acesso para visualizar dados, um nível para alterar dados e um nível para alterar estruturas de bancos de dados. Os procedimentos que regem as alterações nas informações garantem que eles sejam modificados apenas quando necessário, e os registros de alterações preservam o histórico de tais ações.

Implementação

Um fator chave para o desenvolvimento de um HRIS é como você planeja implementá-lo. A mudança para o novo sistema deve ocorrer sem interromper as operações da empresa e a prestação de serviços aos funcionários. Além disso, os funcionários precisarão de treinamento no novo sistema. As empresas geralmente planejam a operação paralela dos sistemas antigo e novo por um tempo limitado, e o treinamento ocorre antes e durante esse período. Quando o novo sistema assume o controle, o sistema antigo permanece acessível para dados históricos, se necessário.